Hướng dẫn chung đối với việc bảo vệ di sản tư liệu
Lời nói đầu
Cuốn Hướng dẫn chung đầu tiên cho Chương trình Ký ức Thế giới do Jan Lyan biên soạn với sự ủng hộ của Hiệp hội Thư viện Quốc tế (IFLA) được sự hỗ trợ của Stephen Foster, Ducan Marshall và Roslyn Russell. Được xuất bản vào năm 1995, văn kiện giá trị mà nó mang lại. tiên phong này trở thành nền tảng cho sự phát triển về sau của Chương trình và những
Cũng như mọi sự vật tự nhiên khác, sự phát cần có những hướng dẫn phải được thường xuyên xem xét và cập nhật. Lần xuất bản mới này kế thừa công việc của nhóm tác giả ban đầu như một điểm khởi đầu. ấn bản lĩnh hội những kinh nghiệm đã tích luỹ được trong sáu năm qua, gồm cả sự thảo luận về các tiêu chí lựa chọn và các bước trình hồ sơ cho Danh mục Ký ức Thế giới tại các cuộc họp vào năm 1997 và 1999 của Uỷ ban Tư vấn Quốc tế cũng như tại Hội nghị Quốc tế lần thứ 2 về Chương trình Ký ức Thế giới vào năm 2000. Mặc dù về cơ bản, nội dung và cấu trúc được đưa ra tại bản đầu tiên nhưng tôi vẫn phải thừa nhận bản này có sự khác biệt. Ví dụ, có ít thông tin chi tiết về các kỹ thuật bảo quản hơn vì giờ đây nhu cầu này đã được phục vụmột cách toàn diện hơn bằng các ấn phẩm khác của Chương trình Ký ức Thế giới. Đồng thời, cũng có những điểm khác biệt trong nội dung để phản ánh sự phát triển của Chương trình và cơ cấu tổ chức của nó.
Cũng giống như bản đầu tiên, tài liệu này là kết quả của một nỗ lực chung. Tháng 2 năm 2001, một Nhóm Công tác Đặc biệt của UNESCO đã họp tại Băng Cốc, Thái Lan, với sự hỗ trợ của Hiệp hội Lưu trữ Tài liệu nghe nhìn khu vực Đông Nam Á - Thái Bình Dương (SEAPAVAA), để xây dựng các yêu cầu và biên soạn nội dung cho tài liệu. Các thành viên của Nhóm, bao gồm Jon Bing, Richard Engelhardt, Lygia Maria Guimaraes, Ingunn Kvistergy và Datoo Habibah Zon, đã không chỉ đóng góp cho việc biên soạn tài liệu này từ các khía cạnh văn hoá và địa lý khác nhau của họ mà còn đóng góp những kinh nghiệm đáng kể của họ về Chương trình Ký ức Thế giới. Đó là một niềm vinh dự cho tôi khi được làm việc như một người triệu tập Nhóm công tác và tiếp đó, rà soát công việc và ý tưởng của nhóm để có được tài liệu trước mặt bạn đọc đây.
Tôi cũng chân thành ghi nhận những đóng góp và hỗ trợ thiết thực của các ông, bà Abdelaziz Abid, Lourdes Blanco, Beverley Butler, Susanne Ornager và Dietrich Schüller. Tôi đặc biệt biết ơn sự hợp tác liên tục và hiệu quả của Ingunn Kvistergy trong nhiều tháng liên tiếp. Tôi tin tưởng rằng những Hướng dẫn sửa đổi này cũng giống như tiền thân của nó sẽ tạo ra một cơ sở hoạt động đầy đủ cho sự lớn mạnh không ngừng của Ký ức Thế giới.
Ray Edmondson
Uỷ ban Tư vấn quốc tế
Chương trình Ký ức Thế giới
1.Giới thiệu
1.1 Ký ức Thế giới là gì?
1.1.1 Ký ức Thế giới là những hồi ức của các dân tộc trên thế giới được chọn lọc và ghi lại bằng tư liệu. Những di sản tư liệu này đại diện cho một bộ phận lớn di sản văn hoá thế giới. Ký ức Thế giới ghi lại sự phát triển về tư tưởng, những khám phá và thành tựu của xã hội loài người. Đó là di sản của quá khứ để lại cho thế giới trong hiện tại và tương lai.
1.1.2 Phần lớn di sản Ký ức Thế giới được cất giữ tại các thư viện, phòng lưu trữ, bảo tàng cũng như ở nhiều nơi trên toàn cầu. Rất nhiều trong số đó đang bị nguy cơ mất đi. Di sản tư liệu của nhiều dân tộc bị phân tán bởi sự chuyển rời ngẫu nhiên hay cố ý trong việc cất giữ và sưu tầm tài liệu, do sự tàn phá của chiến tranh hay các hoàn cảnh lịch sử khác. Đôi khi, việc tiếp cận các di sản bị cản trở bởi các rào cản thực tiễn hay chính trị và trong một số trường hợp, mối đe doạ của những tư liệu này là sự xuống cấp hay hư hỏng. Việc vận động thu hồi di sản là vấn đề nhạy cảm trong một số hoàn cảnh cũng như luật lệ.
1.1.3 Những mối nguy hiểm với di sản tư liệu rất đa dạng. Hầu hết, do được làm từ chất | liệu tự nhiên, nhân tạo hoặc hữu cơ, những chất liệu dễ bị tác động bởi sự thay đổi về mặt hoá
học và sự hư hỏng, nên di sản tư liệu tiếp tục đối mặt với nguy cơ mai một bởi thiên tai như lũ lụt, hoả hoạn cũng như từ những thảm hoạ do con người gây ra như cướp bóc, tai nạn hay chiến tranh cũng như sự xuống cấp dần mà có lẽ do sự thờ ơ và sao nhãng của con người trong chăm sóc, lưu giữ và bảo quản. Đối với tư liệu nghe nhìn và điện tử, sự mất mát còn do kỹ thuật lạc hậu của con người. Điều này thường xảy ra do những đòi hỏi về thương mại nhưng không có sự phát triển về chất liệu hay công nghệ ổn định hơn để đáp ứng với những đòi hỏi của mục đích bảo tồn.
1.1.4. Việc nâng cao nhận thức về những nguy cơ này cho thấy sự cấp bách của các hành động bảo tồn. Rất nhiều di sản tư liệu đã và đang vĩnh viễn mất đi. Với rất nhiều trong số còn lại thì những hành động bảo tồn nếu có cũng là quá muộn[1]. Những kỹ năng và phương tiện cần cho việc bảo quản những tài liệu này lại không được triển khai đồng đều trên toàn thế giới.
1.1.5 Chương trình Ký ức Thế giới công nhận các di sản tư liệu có ý nghĩa ở cấp độ quốc tế, khu vực và quốc gia, duy trì danh mục đăng ký các di sản này và trao biểu tượng để xác nhận việc công nhận này. Chương trình tạo điều kiện cho việc bảo tồn và tiếp cận mà không có sự phân biệt nào cũng như phát động việc nâng cao nhận thức về di sản tư liệu, nhằm báo động các chính phủ, công chúng, giới kinh doanh, thương mại về các nhu cầu của việc bảo tồn và tăng ngân sách cho hoạt động này.
1.1.6 Bằng việc triển khai ở quy mô quốc tế với một Ban Thư ký trung tâm, các ủy ban quốc tế, khu vực và quốc gia và với các đối tác là các cơ quan của Chính phủ, các cô chúc nghề nghiệp và thương mại, Chương trình Ký ức Thế giới duy trì một triển vọng toàn cầu bao gồm mọi quốc gia và dân tộc mà những nỗ lực chung từ các quốc gia, dân tộc này sẽ là cần thiết để đảm bảo rằng Ký ức được lưu lại được nguyên vẹn và không bị mai một.
1.2 Các mục tiêu của Chương trình Ký ức Thế giới
1.2.1 Chương trình Ký ức Thế giới có ba mục tiêu chính
(a) Tạo điều kiện bảo tồn các di sản tư liệu của thế giới bằng những kỹ thuật thích hợp. Mục tiêu này có thể được thực hiện bằng những hỗ trợ thực tế trực tiếp, bằng cách phổ biến những cố vấn, thông tin cũng như khuyến khích đào tạo hoặc bằng cách liên kết các nhà tài trợ với những dự án đúng lúc và thích hợp.
(b) Hỗ trợ việc tiếp cận với di sản tư liệu trên toàn cầu. Mục tiêu này bao gồm việc khuyến khích đưa các bản sao và danh mục được số hoá xuất hiện trên Internet cũng như công bố và phân phối sách, đĩa CD, DVD và các sản phẩm khác một cách rộng rãi và hợp lý nhất. Tại những nơi mà việc tiếp cận cần có ý kiến của người quản lý, thì những ý kiến này được đảm bảo. Hạn chế về luật pháp cũng như những hạn chế khác đối với việc tiếp cận tư liệu lưu trữ được công nhận. Những vấn đề văn hoá nhạy cảm, bao gồm việc giữ gìn tài liệu của cộng đồng người bản xứ, sự giám sát của họ đối với việc tiếp cận, sẽ được tôn trọng. Quyền sở hữu cá nhân được bảo đảm bằng luật.
(c) Nâng cao nhận thức về sự tồn tại và tầm quan trọng của di sản tư liệu trên toàn thế giới. Các cách thức này bao gồm (nhưng không hạn chế việc phát triển hồ sơ Đăng ký Ký ức Thế giới, truyền thông và việc công bố thông tin và quảng bá các xuất bản phẩm. Bảo tồn và tiếp cận, về bản thân, không chỉ bổ sung cho nhau mà còn nâng cao nhận thức, vì tiếp cận đòi hỏi phải đẩy mạnh công tác bảo tồn, Việc tạo các bản sao phục vụ việc tiếp cận nhằm giảm áp lực sử dụng những tài liệu bảo tồn được khuyến khích.
1.3 Quá trình hình thành Ký ức Thế giới
1.3.1 UNESCO triển khai Chương trình Ký ức Thế giới vào năm 1992. Động lực chính của việc này xuất phát từ nhận thức ngày càng tăng về sự khó khăn của việc bảo tồn và tiếp cận những di sản tư liệu ở khắp nơi trên thế giới. Chiến tranh cùng những thay đổi về mặt xã hội cũng như việc thiếu hụt trầm trọng các nguồn lực khiến vấn đề tồn tại trong nhiều thế kỷ này trở nên tồi tệ hơn. Những sưu tập tư liệu quan trọng trên khắp thế giới phải trải qua nhiều số phận khác nhau. Các yếu tố cướp bóc và phân tán, buôn bán trái phép, bị phá huỷ, lưu giữ và đầu tư không hợp lý, đóng một vai trò nhất định. Nhiều tài liệu đã mất đi vĩnh viễn, nhiều tài liệu đang trong tình trạng nguy hiểm. Tuy nhiên, thật may mắn, khi nhiều di sản tư liệu bị thất lạc lại được tìm thấy.
1.3.2 Uỷ ban Tư vấn Quốc tế (IAC) đã nhóm họp lần đầu tiên tại Pultusk, Ba Lan vào năm 1993. Uỷ ban đã đưa ra một kế hoạch hành động, trong đó khẳng định vai trò điều phối và xúc tác của UNESCO trong việc vận động các chính phủ, tổ chức quốc tế và các quỹ, đồng | thời thúc đẩy các đối tác triển khai các dự án. Các tiểu ban Kỹ thuật và Makerting đã được thành lập. Việc chuẩn bị cho bản Hướng dẫn chung được đề xướng thông qua một hợp đồng với Hiệp hội Thư viện Quốc tế (IFLA) cùng với việc biên soạn danh mục các sưu tập tư liệu tại thư viện và các nơi lưu giữ khác bị hư hại không thể khôi phục được do IFLA và Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA) thực hiện. Thông qua các Uỷ ban Quốc gia của mình, UNESCO đã biên soạn danh sách các sưu tập tư liệu của thư viện và lưu trữ đang gặp nguy hiểm và danh sách của thế giới về các di sản tài liệu quốc gia được lưu trữ bằng phim.
1.3.3 Trong khi đó, hàng loạt các dự án thử nghiệm sử dụng công nghệ hiện đại nhằm tái tạo các di sản tài liệu gốc trên các vật mang tin khác đã được bắt đầu. (Một số dự án như in đĩa CD ROM cuốn Biên niên sự kiện Radzivil thế kỷ thứ 13, lần theo nguồn gốc của những người Châu Âu, dự án Memoria de Iboamerica - một dự án chung về chụp microfilm báo chí đóng góp vào việc bảo tồn những di sản tư liệu đó. với sự tham gia của bảy nước Châu Mỹ Latinh). Những dự án này đã hỗ trợ việc tiếp cận và đóng góp vào việc bảo tồn những di sản tư liệu đó.
1.3.4 Các cuộc họp của IAC đã được tổ chức hai năm một lần (năm 1995 tại Paris, năm 1997 tại Tashkent, năm 1999 tại Viên, năm 2001 tại Cheongju) cùng với các cuộc hội thảo Ký ức Thế giới quốc tế được tổ chức ở Oslo (năm 1996) và Manzanillo (năm 2000). Các cuộc họp khác bao gồm cả những cuộc gặp mặt của các chuyên gia cũng đã được tổ chức ở Đông Âu, Trung Âu, Nam á và Nam Mỹ, cùng với việc thành lập các uỷ ban khu vực Châu Á-Thái Bình Dương (năm 1997) và Châu Mỹ Latinh – Caribê (năm 2000). Đến nay, khoảng 45 uỷ ban quốc gia của Chương trình Ký ứcThế giới đã được thành lập trên toàn thế giới.
1.3.5 Danh mục Ký ức Thế giới - có thể coi là nội dung được thấy một cách công khai nhất của Chương trình - được hình thành trên cơ sở Bản hướng dẫn chung ra đời vào năm 1995 và phát triển thông qua các lần bổ sung được phê chuẩn tại các cuộc họp tiếp theo đó của IAC.
2. Các căn cứ
2.1. Những giả định cơ bản
2.1.1 Chương trình Ký ức Thế giới được bắt đầu từ giả định rằng một số hiện vật, bộ sưu tập, nhà sưu tầm hay cơ sở lưu trữ của di sản tài liệu là một phần di sản để lại cho thế giới, cũng như các địa danh có giá trị toàn cầu nổi tiếng trong Danh sách Di sản Thế giới của UNESCO. ý nghĩa của các di sản này dường như vượt qua mọi ranh giới về thời gian và văn hoá. Những di sản này cần được bảo tồn cho các thế hệ hôm nay và mai sau cũng như để mọi dân tộc trên thế giới có thể tiếp cận được ở một số hình thức.
2.1.2 Việc bảo tồn và tăng cường khả năng tiếp cận các di sản tư liệu bổ sung và tác động | lẫn nhau. Ví dụ, nhiều người có thể tiếp cận tài liệu dưới dạng số hoá hoặc microfilm/chụp vào film, hay những đĩa CD và DVD được sản xuất đại trà và nhu cầu tiếp cận có thể khuyến khích những người quản lý di sản tài liệu thực hiện các dự án về bảo quản.
2.1.3 Chương trình khuyến khích việc tiếp cận không phân biệt ở khắp mọi nơi. Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng là một biểu thức cân bằng đơn giản. Đôi khi, hoạt động bảo tồn có thể nâng cao khả năng tiếp cận nhưng cũng gây ra một số khó khăn cho cộng đồng hoặc cá nhân là những người sở hữu hoặc gìn giữ di sản tư liệu. Đôi khi, những nghi vấn liên quan đến bản quyền và pháp luật có thể cản trở việc tự do tiếp cận trong một thời gian. Những thực tế văn hoá này cần phải được chấp nhận với thái độ công bằng và nhạy bén.
2.1.4 Việc thiếu quan tâm tới những vấn đề thực tế trong công tác bảo vệ và bảo quản thường xuất phát từ sự không hiểu biết về tính chất vật lý, kỹ thuật cũng như tầm quan trọng của di sản tư liệu. Do đó, nâng cao nhận thức là một mục tiêu hàng đầu của Chương trình.
2.1.5 Các kỹ thuật bảo quản và tiếp cận có thể khác nhau tuỳ vào mỗi quốc gia hay nền văn hoá và tìm kiếm những giải pháp phù hợp này cũng là công việc mang tính toàn cầu. Việc chia sẻ ý tưởng, nguồn lực và kỹ thuật tạo nên mạng lưới liên kết đa dạng và đa văn hoá với việc tiếp cận các di sản tài liệu của thế giới được mở rộng một cách ổn định.
2.2 Đặc điểm của Chương trình
2.2.1 Ký ức Thế giới giống như một chiếc “ô” là sự bao trùm các tri thức và các môn khoa học đa dạng. Điều đó có nghĩa là Chương trình tập hợp các quan điểm chuyên môn trên thế giới của những người làm công tác lưu trữ, thư viện, bảo tàng và các đối tượng khác cùng với những triển vọng của các cơ sở, hiệp hội của họ và của những người quản lý di sản tư liệu, thức truyền thống, ít chính thức hơn. đồng thời Chương trình cũng vượt ra những ranh giới này để tiếp cận những lĩnh vực kiến thức truyền thống, ít chính thức hơn.
2.2.2 Di sản tư liệu thế giới được nhìn nhận như một chỉnh thể, là sáng tạo vượt thời gian của các cộng đồng, các nền văn hoá mà không nhất thiết phải tương ứng với một nhà nước nào đó ngày nay. Vì thế, Chương trình có thể công nhận (ví dụ) di sản tư liệu của các dân tộc thiếu số trong một quốc gia hay các nền văn hoá độc lập mà nền văn hoá đó có thể gối lên các ranh giới chính trị của nhiều quốc gia đương đại.
2.6 Di sản tư liệu: Các định nghĩa
2.6.1 Ký ức Thế giới bao gồm các di sản tư liệu của nhân loại. Tư liệu là những văn bản” này “những ghi chép lại một điều gì đó bởi mục đích trí tuệ có chủ ý. Trong khi khái niệm về tư liệu là một khái niệm toàn cầu thì chúng ta cũng thừa nhận rằng một số nền văn hoá có những “tư liệu định hướng” hơn các nền văn hoá khác. Do đó, vì lý do này cũng như nhiều lý do khác, không phải mọi nền văn hoá sẽ đều được giới thiệu như nhau trong di sản tư liệu trên toàn cầu cũng như trong Chương trình Ký ức Thế giới. Ví dụ như di sản phi vật thể và truyền khẩu là một lĩnh vực trong các Chương trình khác của UNESCO.
2.6.2 Với những mục đích của Chương trình Ký ức Thế giới, di sản tư liệu được định nghĩa như tập hợp các yếu tố sau:
• có thể di chuyển được (nhưng xem thêm dưới đây)
• được tạo nên từ các ký hiệu/mật mã, âm thanh và/hoặc hình ảnh
• có thể bảo quản được (vật mang tin không phải là vật thể sống)
• có thể sao chép và có thể di trú được
• sản phẩm của một quá trình lập tài liệu có chủ ý
Định nghĩa này thông thường không bao gồm những hiện vật là một phần của một công trình cố định như một toà nhà hay một địa điểm tự nhiên, những vật thể có các ký hiệu hay mật mã có tính chất tình cờ liên quan tới mục đích của chúng, hay vật được thiết kế dưới dạng “bản gốc”không được sao chép như những bức tranh, những vật thể có tính ba chiều hoặc vật thể nghệ thuật vv. Mặc dù vậy, một số tư liệu như những bản khắc, những chữ khắc trên đá và những bức tranh đá là những tư liệu không di chuyển được. (Xem chú thích cho mục 2.7.3).
2.6.3 Một tư liệu được cho là gồm hai thành tố: nội dung thông tin và vật mang nội dung thông tin. Cả hai thành tố này đều rất đa dạng và quan trọng như nhau với vai trò là các bộ phận của ký ức. Ví dụ như:
• Đối với những tư liệu dạng văn bản như các bản thảo, sách, báo, áp phích... thì nội dung văn bản có thể được ghi lại bằng mực, bút chì, sơn hoặc các chất liệu khác. Vật mang tin có thể là giấy, nhựa, giấy cói, giấy da, lá cọ, vỏ cây, vải hoặc các phương tiện mang tin khác.
• Tương tự, những loại tư liệu không phải là văn bản như các bức vẽ, bản in, bản đồ, bản nhạc... cũng bao gồm hai yếu tố như trên.
• Các tư liệu nghe nhìn như phim, băng, đĩa và ảnh-dù là được ghi bằng những dạng analog hay dạng số, bằng phương tiện cơ học, phương tiện điện tử hay những phương tiện khác - đều bao gồm vật mang tin vật lý và một lớp chứa nội dung thông tin[2]”
• Những tư liệu ảo như các trang web lại nằm trên các máy chủ: vật mang tin có thể một băng hay đĩa cứng và nội dung chính là những dữ liệu điện tử.
Trong khi hai thành tố này có liên quan mật thiết với nhau thì một số vật mang tin lại có tuổi thọ ngắn ngủi. Việc tiếp cận với cả hai thành tố này đều quan trọng. Nhằm mục đích bảo quản và tiếp cận, việc chuyển đổi nội dung từ một vật mang tin này sang một vật mang tin khác có thể là một việc cần thiết và có ích nhưng trong quá trình xử lý, một số thông tin hoặc ngữ nghĩa có thể bị mất.
2.6.4 Hiện vật của di sản tư liệu có thể là một tài liệu độc lập của bất kỳ thể loại nào. Nó cũng có thể là một nhóm tài liệu dưới dạng một bộ sưu tập tài liệu, một khối tài liệu hoặc một hệ thống lưu trữ. Một bộ sưu tập tài liệu là một bộ các tài liệu được lựa chọn một cách riêng biệt. Một khối tài liệu bao gồm một hoặc nhiều bộ sưu tập tài liệu được một cơ quan, tổ chức hay một cá nhân nào đó lưu giữ hay một hoặc nhiều hệ thống lưu trữ hoặc nhóm hồ sơ do một cơ quan lưu trữ nào đó lưu giữ. Những cơ quan, tổ chức như vậy có thể là các thư viện, lưu trữ, các cơ sở giáo dục, tôn giáo và lịch sử, các bảo tàng, các cơ quan của chính phủ và các trung tâm văn hóa.
2.6.5 Các hệ thống lưu trữ được tạo ra một cách có tổ chức bởi các cơ quan nhà nước, các tổ chức tập thể và cá nhân trong qua trình hoạt động thông thường của họ. Mặc dù vậy, do chúng đã được lựa chọn kỹ nên danh mục Ký ứcThế giới không thể bao gồm hết tất cả các hồ sơ tài liệu bảo quản tại các cơ sở lưu trữ công và tư nhân dù cho cơ quan, tổ chức hay cá nhân đó có quan trọng đến mức nào. Phần lớn các hồ sơ tài liệu có liên quan tới các vấn đề của địa phương, vùng miền, quốc gia và đôi khi là vấn đề khu vực.
2.6.6 Định nghĩa về di sản tư liệu đôi khi đòi hỏi được giải thích rõ ràng và quyết định cuối cùng thuộc về ICA. ICA sẽ xem xét tới mục đích, nhận thức và ý định ban đầu của tài liệu có liên quan. Ví dụ như khi nào một bức tranh là một di sản tư liệu, khi nào thì không? Liệu mục đích ban đầu của bức tranh có cần được lưu lại hay nó chủ yếu chỉ là thể hiện chủ quan của người nghệ sĩ?
2.6.7 Ngoài việc nhận biết các hình thức bảo quản tư liệu khác nhau, Chương trình Ký ức Thế giới không có sự phân biệt giữa tư liệu thuộc sở hữu cá nhân và tài liệu thuộc) hay sở hữu công. Kể cả khi việc bố trí tiếp cận là khác nhau do các chính sách và phương tiện thì tư liệu vẫn là vấn đề quyết định chứ không phải địa điểm hay quyền sở hữu chúngHoàn cảnh và quyền sở hữu thay đổi qua thời gian.
2.6.8 Nếu các băng ghi âm lịch sử miệng/khẩu vấn, đã từng tồn tại, được coi là một phần của di sản tư liệu và sự sáng tạo này được khuyến khích - đặc biệt là ở các nền văn hoá mà truyền thống truyền khẩu là một nhân tố quan trọng - thì Chương trình Ký ức Thế giới sẽ không làm trùng lắp với một Chương trình khác của UNESCO liên quan tới lĩnh vực di sản cụ thể này.
2.7 Chia sẻ hồi ức
2.7.1 Người ta thường nghĩ rằng di sản tư liệu được lưu giữ trong các viện bảo tàng, cơ sở lưu trữ và thư viện, nhưng Ký ức Thế giới lại không bị giới hạn bởi các dạng cơ quan tổ chức hay nghề nghiệp. Di sản có thể nằm trong sự quản lý và bối cảnh của các khuôn khổ xã hội và Cộng đồng khác nhau[3] và bối cảnh đó có thể liên quan tới sự tồn tại, tính an toàn và khả năng tiếp cận của di sản tư liệu. Chương trình không quy định các cấu trúc cũng như phương tiện: nó theo đuổi các mục tiêu.
2.7.2 Dù công nhân một tầm nhìn về khả năng tiếp cận lâu dài và toàn cầu đối với di sản tư liệu, song chúng ta vẫn hiểu rằng có những giới hạn thực tế và văn hoá riêng có thể được áp dụng vào các tình huống cụ thể. Các bản sao được số hoá không thể tương đương với các vật mang tin gốc[4], những tài liệu mà theo quy định khả năng tiếp cận bị giới hạn bởi thời gian và không gian. Những tập tục tôn giáo và văn hoá có thể hạn chế việc tiếp cận của một nhóm người hoặc khán, thính giả cụ thể nào đó, Di sản tư liệu không tồn tại vô nghĩa nhưng đôi khi lại năm trong một ngữ cảnh văn hoá hoặc hoàn cảnh lưu giữ nào đó, nơi mà những quyền lợi và phong tục truyền thống phải được tôn trọng.
2.7.3 Một số loại di sản tư liệu có mối liên hệ bên trong với những địa điểm, công trình kiến trúc hay những cộng đồng có liên kết về mặt địa lý, sẽ quyết định trước địa điểm và cách thức bảo quản tư liệu[5]. Trong một số trường hợp, việc liên kết công tác bảo tồn và tiếp cận di sản tư liệu với các Chương trình khác của UNESCO như Danh sách di sản thế giới sẽ là rất hợp lý, trong khi ở một số trường hợp khác, việc khuyến khích và trao quyền cho các cơ quan, tổ chức hay cộng đồng trong việc chăm sóc di sản tại chỗ sẽ thích hợp hơn.
2.7.4 Không cần thiết phải có mối liên hệ nào giữa sự phong phú về văn hoá và sự giàu có về kinh tế, nhưng các cộng đồng, quốc gia lại khác nhau về năng lực bảo vệ di sản tư liệu. Bảo tồn văn hoá không phải là một việc làm thêm tuỳ ý của những người giàu và cũng không phải là một thứ xa xỉ không cần thiết của những người nghèo: nó là công việc chung và điều cơ bản cho sự tồn tại và phát triển tinh thần của con người. Chương trình Ký ức Thế giới nỗ lực để giảm thiểu sự không đồng đều và tối đa hoá việc chia sẻ khó khăn.
2.8 Những chiến lược chủ chốt
2.8.1 Năm chiến lược chủ chốt sau sẽ được áp dụng để đạt được các mục tiêu của Chương trình.
2.8.2 Chiến lược thứ nhất - Xác định di sản tư liệu: Bao gồm việc xác định có ý nghĩa thế giới và liệt kê các di sản tư liệu trong danh mục Ký ức Thế giới. Liệu rằng, tại thời điểm việc đệ trình di sản tư liệu có được bảo vệ một cách hợp lý hay cần có sự quan tâm khẩn cấp, không phải là vấn đề quan trọng. Điều quan trọng là di sản tư liệu đó có mang ý nghĩa thế giới hay không? Chiến lược này không đánh giá trước liệu tư liệu sẽ được liệt kê ở cấp quốc gia, khu vực hay quốc tế cũng như quy mô cuối cùng của bất kỳ cấp độ đăng ký nào: mà cho rằng các danh mục sẽ được tiếp tục phát triển, hoàn thiện giống như cách mà Chương trình Danh sách di sản thế giới đã xây dựng trong thời gian qua, nhưng sẽ khuyến khích nhiều hơn cho những khu vực trên thế giới hiện còn chưa được giới thiệu.
2.8.3 Chiến lược thứ 2 - Nâng cao nhận thức: Chương trình sẽ hoạt động nhằm nâng cao nhận thức toàn cầu về ý nghĩa của di sản tư liệu cũng như sự cần thiết của công tác bảo tồn và cho phép tiếp cận. Những khu vực có di sản tư liệu đang bị đe doạ hoặc có nhận thức thấp sẽ nhận được sự quan tâm đặc biệt. Các cách thức nâng cao nhận thức bao gồm giáo dục, quảng bá và xuất bản, chia sẻ thông tin về các kỹ thuật bảo quản và phát triển các mối quan hệ với các tổ chức phi Chính phủ. Rất nhiều trong số các hoạt động này sẽ được định hướng ở các cấp khu vực và quốc gia.
2.8.4 Chiến lược thứ ba - Bảo tồn: Như một sự khuyến khích nhằm nâng cao công tác bảo tồn di sản tư liệu một cách tổng thể, các dự án bảo tồn cho di sản tư liệu đã được đưa vào danh mục Ký ức Thế giới sẽ được khuyến khích và nếu có thể, sẽ được UNESCO hỗ trợ trực tiếp hoặc liên kết với một nhà tài trợ bên ngoài. Đồng thời, di sản tư liệu được đưa vào danh mục không tạo ra hay có nghĩa có sự cam kết tài trợ cho dự án cũng như những nguồn lực sẵn có có thể không tương ứng với nhu cầu. Thông thường kết quả tốt đẹp nhất sẽ là một sự đỡ đầu được dàn xếp bởi bản thân cơ quan lưu giữ và được hỗ trợ bởi sự xác nhận có được qua việc liệt kê vào danh mục.
2.8.5 Chiến lược thứ 4 - Tiếp cận: Các cơ quan bảo quản được khuyến khích sử dụng Công nghệ mới nhằm nâng cao việc tiếp cận di sản tư liệu do họ quản lý một cách bị động (tức là đáp lại trực tiếp các yêu cầu từ người nghiên cứu và những người sử dụng khác) hoặc chủ động (ví dụ như các ấn phẩm xuất bản và các sản phẩm, các cơ sở dữ liệu hoặc hồ sơ trực tuyến). Khi những cơ quan này lớn mạnh, các danh mục Ký ức Thế giới sẽ hướng hoạt động ngày càng tăng lên tới những cơ quan bảo quản được giới thiệu trong danh sách: cùng với việc nâng cao nhận thức chung, động lực cũng sẽ được tạo ra ở cấp quốc gia, khu vực và quốc tế..
2.8.6 Chiến lược thứ 5 - Cấu trúc, quy chế và các mối quan hệ: Cấu trúc của Chương trình ở các uỷ ban cấp quốc gia, khu vực và quốc tế phát triển một cách nhanh chóng và sẽ còn tiếp tục. Danh mục cấp quốc gia và khu vực sẽ được xây dựng khí danh mục cấp quốc tế trở nên rõ ràng hơn. Các mối quan hệ chủ động với các tổ chức phi Chính phủ và các Uỷ ban quốc gia sẽ được khuyến khích. Cộng đồng Ký ức Thế giới đa dạng này sẽ được khuyến khích thông qua giao tiếp điện tử.
3. Bảo quản và tiếp cận
3.1 Giới thiệu
3.1.1 thiệu di sản tư liệu.
Các nguyên tắc và chiến lược về bảo quản và tiếp cận là cơ sở cho việc bảo tồn và giới
3.2 Định nghĩa bảo quản
3.2.1 Trong khuôn khổ của Chương trình Ký ức Thế giới, bảo quản là toàn bộ các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm khả năng tiếp cận lâu dài - vĩnh viễn - của di sản tư liệu. Công tác bảo quản bao gồm việc bảo tồn, tức là các hoạt động cần thiết, kể cả sự can thiệp kỹ thuật tối thiểu, nhằm ngăn chặn sự xuống cấp hơn nữa của chất liệu gốc.
3.2.2 Chương trình Ký ứcThế giới khuyến khích hoạt động bảo quản dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm hỗ trợ về nguyên tắc, nhận thức, giáo dục và đào tạo, các thoả thuận về hợp tác kỹ thuật và hỗ trợ trực tiếp cho số lượng giới hạn các dự án cụ thể. Sự quan tâm đối với công tác bảo quản là yếu tố quyết định trong việc xây dựng kế hoạch quản lý và trong việc chuẩn bị đệ trình vào các danh mục Ký ức Thế giới. Các yếu tố quan trọng cần được đề cập tới là môi trường, bản chất của tư liệu, dự thảo chiến lược bảo quản/bảo tồn, tìm hiểu các kiến thức và kỹ năng chuyên môn về công tác bảo quản, lập hồ sơ và quản lý sưu tập và chuẩn bị cho việc tiếp cận tư liệu.
3.2.3 Hiện có rất nhiều tài liệu về các kỹ thuật bảo quản đang được phát triển một cách thường xuyên và đáng được nghiên cứu. Các hướng dẫn của Chương trình Ký ức Thế giới[6], cũng như các tiêu chuẩn và thông lệ được giới thiệu cung cấp những thông tin cần thiết, đồng thời cũng là đầu mối quan trọng để tìm hiểu những tài liệu này.
3.2.4 Môi trường tự nhiên mà di sản tư liệu phải tiếp xúc có ảnh hưởng sâu sắc tới sự tồn tại lâu dài của tư liệu. Những yếu tố như bão lụt, hoả hoạn, động đất có thể là thực tế của cuộc sống, nhưng cần phải xây dựng những chiến lược nhằm giảm nhẹ những ảnh hưởng có thể của chúng. Nói chung, di sản tư liệu ở những vùng khí hậu nhiệt đới chịu nguy cơ cao hơn ở những vùng ôn đới.
3.3 Những nguyên tắc bảo quản
3.3.1 Một số nguyên tắc cơ bản để bảo quản tốt di sản tư liệu được trình bày tóm là dưới đây.
3.3.2 Lập hồ sơ và quản lý cẩn thận sưu tập tư liệu - “quản lý tốt” (nguyên văn “good housekeeping”) là một điều kiện tiên quyết cho việc bảo quản. Tuỳ thuộc vào tài liệu đang xem xét, hình thức quản lý có thể là một bản mục lục thống kê hoặc các hình thức khác ghi lại hình dạng và nội dung của một sưu tập tư liệu đến cấp độ của từng vật mang tin. Công cụ này có thể ở dạng thủ công hoặc tốt hơn là bằng máy tính[7] Việc làm nhãn và ghi lại tính chất và điều kiện của từng vật mang tin để có thể quản lý an toàn và truy cập được là một yếu tố quan trọng của quản lý. Khi tiến hành một hoạt động bảo quản cần ghi chép lại xem đã làm điều gì, làm khi nào và vật mang tin nào bị ảnh hưởng. Để có thể lập hồ sơ và quản lý sưu tập tài liệu tốt đòi hỏi phải có thời gian và kỷ luật, nhưng nó tránh được những mất mát không đáng có và những thao tác trùng lặp.
3.3.3 Môi trường bảo quản - bao gồm nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, các tác nhân gây ô nhiễm không khí, các loài động vật, côn trùng, an toàn vật lý – tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến tuổi thọ của vật mang tin đang được bảo quản. Các yêu cầu “lý tưởng” là rất khác nhau, tuỳ thuộc vào loại chất liệu có liên quan: ví dụ như giấy, phim và băng video có các mức nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng khác nhau. Tiếc rằng, hầu hết các cơ quan bảo quản tư liệu đều phải hoạt động trong các điều kiện dưới mức lý tưởng, vì thế vấn đề cần làm là phải xem khả năng của các phương tiện hiện có và hướng hoàn thiện các trang thiết bị trong tương lai. Các yếu tố nhưmái nhà bị dột, cửa sổ bị vỡ, nền nhà không bền vững, các hệ thống cảnh báo cháy, sẵn sàng đối mặt với thiên tai và giám sát môi trường đều có liên quan. Công tác quản lý và giám sát tốt vẫn có thể áp dụng được trong những điều kiện không lý tưởng.
3.3.4 Phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh được chấp nhận rộng rãi như một chân lý hiển nhiên đối với di sản tư liệu. Các thao tác và các kỹ thuật làm chậm sự thoái hoá và hư hỏng của tư liệu do quá trình sử dụng luôn tốt hơn và rẻ hơn bất kỳ quy trình tu bổ phục chế nào. Một số vấn đề không kém phần quan trọng là phải tuân thủ các quy trình đúng về bảo quản, tiếp xúc và sắp xếp, an ninh tốt và cẩn trọng khi vận chuyển.
3.3.5 Bảo quản an toàn và nguyên vẹn tư liệu gốc đồng nghĩa với việc thông tin không bị mất và có nhiều khả năng lựa chọn cho việc bảo quản và tiếp cận trong tương lai. Các tư liệu gốc thường ẩn chứa những giá trị bên trong mà không bao giờ có được trong các bản sao. Nhiều cơ quan, tổ chức đã phải hối tiếc do vội vàng loại huỷ các bản gốc sau khi lập ra các bản sao vì chúng luôn thua kém tài liệu gốc. Việc loại bỏ bản gốc, bất kể đã có bao nhiêu bản sao được tạo ra, không bao giờ được tiến hành một cách khinh suất.
3.3.6 Di trú thông tin hay chuyển đổi dạng thức - việc sao chép tư liệu sang một dạng thức khác - hữu ích và luôn cần thiết cho các mục đích tiếp cận. Thực tế, Chương trình Ký ức Thế giới khuyến khích việc số hoá và chụp microfilm như những phương tiện cho việc tiếp cận rộng rãi. Việc tiếp cận với các loại bản sao sẽ làm giảm áp lực lên tài liệu gốc, từ đó giúp cho công tác bảo quản. Tuy nhiên, việc di trú thông tin cần được tiếp cận một cách nghiêm túc như chiến lược bảo quản. Đôi khi, không thể tránh được những vấn đề như vật mang tin gốc trở nên bất ổn định. Nhưng điều này thường kèm theo việc mất thông tin và khép lại các lựa chọn trong tương lai, đồng thời có thể gây ra những nguy cơ không thể lường trước trong tương lai khi công nghệ sao chụp đã sử dụng trở nên lạc hậu. Cảnh báo này dành cho các phương pháp mới hơn như số hoá cũng như các phương pháp cũ như sao chụp.
3.3.7 Đặt công tác bảo quản lâu dài vào sự nguy hiểm để đáp ứng yêu cầu tiếp cận trước “Ta luôn là một cám dỗ, và đôi khi là một đòi hỏi chính trị. Tuy nhiên đó là nguy cơ nên tránh nếu có thể. Trong trường hợp không có bản sao phục vụ việc tiếp cận thì nói “không” sẽ tốt hơn là/không nên đem bản gốc mỏng manh đó ra phơi bày trước những sự hư hại mà có thể không còn cách khắc phục.
3.3.8 Không áp dụng kinh nghiệm của loại này cho tất cả các loại khác: Các vật mang tin khác nhau không chỉ đòi hỏi các môi trường bảo quản khác nhau, mà còn đòi hỏi các biện pháp xử lý, quản lý và bảo quản khác nhau. Những tư liệu truyền thống mà mắt người có thể đọc được như các bản in trên giấy đang ngày càng được thay bằng các tài liệu “đọc bằng máy” như các đĩa máy tính, các bằng video, là những hiện vật mà sự tồn tại và truy cập của chúng phụ thuộc vào công nghệ với mức độ lỗi thời ngày càng cao. Mỗi thể loại đòi hỏi phương pháp đề phòng riêng. Việc xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế chung như tiêu chuẩn cho việc chuyển dữ liệu số, thường đi sau tốc độ thay đổi về công nghệ, nhưng những nơi đã có ISO hay các tiêu chuẩn khác thì nên áp dụng những tiêu chuẩn này.
3.3.9 Hợp tác là cần thiết: Trong lĩnh vực ngày càng phức tạp này, ngay cả một tổ chức lớn cũng nhận thấy sự cần thiết phải liên kết, chia sẻ trang thiết bị cũng như chuyên môn. Một số cơ quan, tổ chức phát triển tính chuyên môn hoá để họ có thể phục vụ một cách hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức khác. Trong bảo quản, không ai có đủ điều kiện đứng độc lập. Về mặt này, các uỷ ban quốc gia của Chương trình Ký ức Thế giới và Tiểu ban kỹ thuật của IÁC có thể đóng vai trò như những vị tríxuất phát điểm cho việc tư vấn và hợp tác.
3.3.10 Những kiến thức truyền thống: Nhiều nền văn hoá có những phương tiện truyền thống và hiệu quả để bảo quản các loại hình di sản tư liệu riêng thể hiện đặc điểm và phong tục riêng của họ. Ngược lại, các phương pháp hiện đại thường được phát triển từ sự hiểu biết khoa học về đặc điểm tự nhiên của tư liệu và cơ chế xuống cấp của tư liệu và có nguồn gốc từ phương Tây. ở từng nước, việc cân bằng giữa hai phương pháp trên có thể rất quan trọng để phát triển các kế hoạch quản lý. Cả hai lĩnh vực kiến thức trên đều cần thiết để các sưu tập tư liệu được bảo quản một cách hợp lý.
3.3.11 Tiêu chuẩn về trình độ nghiệp vụ là thước đo cho tầm quan trọng mà chính phủ đặt lên vai các thư viện và cơ quan lưu trữ. Đào tạo trình độ chuyên môn cần bao hàm được mọi cấp độ, từ những kỹ năng cơ bản cho tới những kiến thức chuyên sâu về bảo quản. Không có hệ quy chiếu này sẽ không có cách nào để nhận biết những vấn đề cơ bản. Việc tiếp cận với đào tạo chuyên môn đang được phổ cập bằng các khoá học từ xa thông qua Internet, bổ sung cho các phương pháp học tập truyền thống tại trường học và các cơ quan và tổ chức phi chính phủ xây dựng các chương trình học đáp ứng cho những nhu cầu cụ thể. Do phần lớn sự tháo luận và các tài liệu chuyên môn sử dụng các ngôn ngữ của châu Âu nên các nhóm ngôn ngữ khác sẽ vẫn còn bị bất lợi cho đến khi tỉ lệ bài được dịch tăng lên.
3.4 Các nguyên tắc và phương pháp tiếp cận
3.4.1 Tiếp cận lâu dài chính là mục tiêu của công tác bảo quản. Thiếu mục tiêu này, công tác bảo quản sẽ không còn mục tiêu nào khác. Chương trình Ký ức Thế giới khuyên khiến việc tiếp cận dân chủ và rộng rãi với các di sản tư liệu, đồng thời ghi nhận các giới hạn về một văn hóa và những cân nhắc riêng đối với việc giám sát quyền tác giả, nhưng không có sự ép buộc giả tạo. Khi có thể không bao giờ đạt được sự hoàn hảo thì tập trung theo hướng trên là một điều đúng đắn. Điều này rất phù hợp với Tuyên ngôn Quốc tế về nhân quyền của Liên Hiệp Quốc (1948) và Công ước quốc tế về các quyền dân sự và chính trị của Liên hợp quốc (1966). Mọi người đều có quyền nhận biết và vì thế có quyền tiếp cận các di sản tài liệu của họ. Việc này bao gồm cả quyền được biết về sự tồn tại của di sản cũng như vị trí để tìm thấy.
3.4.2 Danh mục Ký ức Thế giới (www.unesco.org/webworld/mdm) chính là ví dụ minh hoạ cho nguyên tắc này. Được lựa chọn kỹ lưỡng nhưng có thể tiếp cận một cách rộng rãi, danh mục này hướng sự chú ý không chỉ vào từng hiện vật được liệt kê mà vào tổng thể di San tư liệu. Khi một mục tư liệu trong Danh mục được tiếp cận qua Internet, sẽ xuất hiện một đường liên kết với các bộ sưu tập và các dịch vụ khác của cơ quan bảo quản có liên quan.
3.4.3 Vì một số mục đích, khi cần thiết phải tiếp cận với cả vật mang tin và nội dung thông tin thì không có sự thay thế nào khác cho phương pháp tiếp cận trực tiếp và tại chỗ di sản tư liệu. Tuy nhiên, việc không thể thực hiện được thường vì khoảng cách địa lí hơn là do những lý do bảo quản. Việc số hoá nội dung đang tạo ra một chiến lược tiếp cận hiệu quả vì nhiều mục đích: chi phí rẻ, có thể cung cấp miễn phí cho người sử dụng thông qua Internet hay đĩa CDROM và cũng có thể được liên kết với các công cụ tìm kiếm trực tuyến, các công cụ định vị hay thư mục lưu trữ. Một người sử dụng thiết bị điện tử có thể tập hợp các sưu tập tư liệu bị phân tán và thậm chí là một tư liệu bị phân tán lại với nhau. Số hoá phục vụ tiếp cận là một chiến lược hiệu quả do Tiểu ban kỹ thuật của IAC đề xuất và đưa ra các tiêu chuẩn khuyến cáo.
3.4.4 Internet phát triển, đây sẽ là công cụ mạnh mẽ cho việc tiếp cận di sản tư liệu, vượt qua mọi trở ngại về khoảng cách. Trên thế giới, các sưu tập tư liệu bao gồm cả cá nhân và của các cơ quan, tổ chức đang dần dần được số hoá. Rất nhiều trong số đó được cung cấp miễn phí cho những ai có thể sử dụng máy tính và các phương tiện liên kết. Một công cụ tiếp cận quan trọng là cổng “Digicol” của UNESCO (http://www.unesco.org/webworld/digicol) và một khối lượng các nguồn tư liệu phong phú ngày một phát triển có thể được lấy ra thông qua các phương tiện tìm kiếm bằng Internet. Đó không chỉ là những tư liệu dưới dạng đồ hoạ hay văn bản về việc cung cấp các bằng âm thanh có chất lượng hoặc phát thanh qua Internet giờ đây là một việc hết sức bình thường.
3.4.5 Công nghệ CDROM đã mở ra khả năng tiếp cận các hình ảnh, văn bản và các bức đồ hoạ được số hoá theo một cách thức mới. Giống như Internet, công nghệ này có thể tập hợp các sưu tập tài liệu bị phân tán dưới dạng có thể tiếp cận được một cách dễ dàng. Tuy nhiên, khác với Internet, CDROM không cần nối với máy điện thoại. Một khi bản gốc được tạo ra thì đĩa có thể được sản xuất hàng loạt với chi phí rẻ hoặc sao chép và phân phối bằng thư hoặc các phương tiện không phải là phương tiện điện tử khác. Chương trình Ký ức Thế giới đã sản xuất nhiều đĩa CDROM và nhiều cơ quan, tổ chức cũng tận dụng công nghệ này để nâng cao khả năng tiếp cận với sưu tập tư liệu của mình.
3.4.6 Một bước phát triển hơn nữa, vừa tương đương vừa mang tính hệ quả chính là sự phát triển của các liên kết dải tần rộng, cho phép truyền dữ liệu với tốc độ nhanh hơn rất nhiều, do đó cho phép việc truyền qua Internet các hình ảnh động có chất lượng tốt. Việc tiếp cận các đang phát triển. bộ sưu tập tư liệu lưu trữ bằng phương tiện này dù còn mới nhưng giờ đây là một triển vọng đang phát triển.
3.4.7 Tuy nhiên, tiếp cận qua Internet và tiếp cận số không thể đáp ứng mọi nhu cầu và trên thực tế vẫn còn những hạn chế về vật chất, kỹ thuật và tài chính nhất định. Ví dụ như số hoá vẫn chưa thể thay thế cho hình ảnh từ phim 35mm có chất lượng cao với cách tái hiện âm lanh chỉ có thể được cảm nhận một cách đầy đủ, tức là được tiếp cận, trong một thính phòng được trang bị một cách hợp lý. Những hình ảnh như vậy đòi hỏi chi phí cao và cơ quan lưu giữ có thể cần phải thu lại một số chi phí như phí dịch vụ hoặc phí vào cửa.
3.4.8 Hoàn cảnh cũng có thể hạn chế việc tiếp cận. Ví dụ, việc tiếp cận với di sản tư liệu có thể bị hạn chế bởi các cộng đồng người bởi các lý do văn hóa và những vấn đề nhạy cảm của họ cần phải được tôn trọng. Ngoài ra, khả năng phục vụ nhu cầu tiếp cận tại chỗ nhiều của các cơ quan, tổ chức cũng có thể bị giới hạn. Trong khi tiềm năng kỹ thuật của Internet được ghi nhận thì khả năng sử dụng tiềm năng đó cũng có sự khác biệt lớn: trước tiên những tư liệu tương tự nhau phải được số hoá trước khi có thể phục vụ trực tuyến và quá trình này đòi hỏi những chi phí nhất định.
3.4.9 Sự thay đổi về công nghệ cũng kéo theo nhiều sự thay đổi khác khiến cho việc tiếp cận miễn phí với một số tác phẩm nhất định đôi khi trở nên dễ dàng hơn và đôi khi trở nên khó khăn hơn. Những người chủ sở hữu được đảm bảo quyền tác giả[8] có quyền lợi hợp pháp trong việc giám sát việc khai thác tài sản của họ và có thể lựa chọn, thường là vì các lý do thương mại, để giới hạn việc tiếp cận với di sản tư liệu là tài sản vật chất hoặc trí tuệ của họ. Trong cả hai trường hợp, các cơ quan bảo quản phải tôn trọng những quyền lợi này. Người chủ sở hữu của các sưu tập cá nhân còn có thể sử dụng Internet hoặc đĩa CD ROM như một chiếc tủ trưng bày, ví dụ như cho phép tiếp cận miễn phí với những hình ảnh được số hoá có chất lượng thấp như là một vật mẫu nhằm cung cấp việc tiếp cận có chất lượng cao với một chi phí nào đó.
3.4.10 Mặc dù là một thực tế được cho là hiển nhiên, việc hướng dẫn và lời khuyên của nhân viên các cơ quan bảo quản là những người đã quen thuộc với khối tư liệu của họ, là một nhân tố quyết định trong việc cho phép tiếp cận di sản tư liệu. Những người như vậy hiểu biết sâu về tư liệu mà không bộ thể lưu trữ nào có thể thay thế. Kiến thức này có thể được truyền tới những người sử dụng ở xa nhưng còn lệ thuộc vào sự tương tác giữa các cá nhân.
3.5 Sản phẩm và phân phối
3.5.1 Về mặt lý thuyết, trong khi tất cả mọi người đều bình đẳng trong việc truy cập Internet và vì thế bình đẳng trong việc tiếp cận những di sản tư liệu được số hoá Công bố trên Internet, thì một số người vẫn được tạo điều kiện hơn những người khác! Các chi phí kết nối, cơ sở hạ tầng và độ rộng dải tần, các chiến lược tường lửa đã hạn chế việc tiếp cận ở nhiều nước, vì thế cần phải có những phương tiện bổ sung đáp ứng việc tiếp cận từ xa một cách chu động với những di sản tài liệu được lựa chọn. Màn hình máy tính cũng không phải luôn là hình thức giao diện thuận tiện nhất cho người sử dụng.
3.5.2 Có nhiều loại sản phẩm có thể và đang được làm ra từ các di sản tư liệu. Ví dụ như những sản phẩm này là một phần quan trọng của công việc xuất bản sách và công nghiệp nghe nhìn trên thế giới. Các sản phẩm dưới nhiều dạng khác nhau như các bàn in giấy, âm thanh, băng hình và số được bán trên thị trường các nước và trên toàn thế giới. Khi ghé thăm bất kỳ hiệu sách hay cửa hàng băng đĩa nào trên thị trường hay trên mạng cũng có thể thấy được điều này. Giá cả, chất lượng và tính toàn vẹn về mặt quản lý của các sản phẩm này cũng có sự khác biệt lớn nhưng chúng thực sự tạo ra một thước đo cho việc tiếp cận và phổ biến.
3.5.3 Các cơ quan bảo quản và bản thân Chương trình Ký ứcThế giới, mặc dù vậy, cũng rơi vào tình trạng sản xuất ra các sản phẩm mà thị trường chưa chắc đã tiếp nhận Điều này đồng nghĩa với việc xử lý những lĩnh vực có tính đổi mới về mặt thông tin, học thuật nhưng không hấp dẫn về thương mại, những lĩnh vực mà nhu cầu thì có nhưng có thể không có lợi nhuận.
3.5.4 Các cơ quan, tổ chức được khuyến khích chủ động xây dựng các sản phẩm dựa trên các di sản tư liệu. Đôi khi, việc tạo ra các sản phẩm dễ bán theo một chủ đề hay để tài cụ thể nào đó lại rẻ hơn là đáp ứng nhiều lần các yêu cầu tiếp cận riêng lẻ với cùng một tư liệu. Thông thường có thể thoả thuận với các nhà xuất bản thương mại hay các nhà doanh nghiệp đáp ứng được các mục tiêu tiếp cận và tạo ra hiệu quả kinh tế rõ ràng để đổi lại quyền xuất bản độc quyền hoặc hạn chế. ở từng trường hợp một, việc sử dụng lôgô Ký ức Thế giới trên các sản phẩm, ví dụ như trên một đĩa CDROM dựa trên các di sản tư liệu được đưa vào Danh mục Ký ức Thế giới có thể được thoả thuận vì lợi ích đôi bên. (Điều này sẽ được thảo luận thêm ở phần 6)
3.5.5 Một số sản phẩm - bao gồm cả những sản phẩm của chính Chương trình Ký ức Thế giới - sẽ được và nên được phân phối miễn phí như một phương tiện nhằm theo đuổi các mục tiêu của Chương trình. Ví dụ như nó có thể bao gồm các tài liệu quảng cáo nhằm làm nâng cao nhận thức hay các thông tin về bảo quản và quản lý được kết hợp như một nguồn tư liệu cho các cơ quan bảo quản, các uỷ ban quốc gia hay các Uỷ banUNESCO quốc gia.
3.6 Quảng bá và nâng cao nhận thức
3.6.1 Việc bảo quản an toàn và khả năng sẵn sàng sử dụng của di sản tư liệu dường như cũng giống như không khí mà chúng ta hít thở hay nước chúng ta uống, luôn được cho là hiển nhiên cho tới khi điều gì đó xảy ra với chúng. Công việc của các nhà thư viện và lưu trữ thường không phải là chất liệu cho các tin tức hàng ngày, và thử thách đặt ra là cùng với thời gian làm thay đổi điều đó - giúp di sản có mặt trên các dòng đầu của báo chí hay ít nhất trở thành một phần lớn hơn trong ý thức của người dân.
3.6.2 Ở cấp quốc tế, Chương trình Ký ứcThế giới sẽ duy trì và thường xuyên xem xét chiến lược quảng bá và phổ biến[9]. Các yếu tố quan trọng của chiến lược này bao gồm chính các danh mục hồ sơ Ký ức Thế giới, việc tận dụng các ấn phẩm đang có của UNESCO và sự tán thành của các cá nhân, tổ chức cũng như các tổ chức phi chính phủ có tên tuổi, những người chia sẻ với các mục tiêu của Chương trình và sẵn sàng hỗ trợ cho tầm nhìn đang lớn mạnh Chương trình. Về cơ bản, thành công phụ thuộc vào một bên là sự ghi nhận và hiểu biết, I bến là mức độ chấp nhận trên thực tế và sự triển khai của các chính phủ và các cơ quan, tổ chức.
3.6.3 Ở cấp độ các uỷ ban khu vực và quốc gia, các chiến lược bổ sung cũng cần được xây dựng theo chiến lược quốc tế và sử dụng cùng một nguồn tư liệu được cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế. Ở cấp quốc gia, các chiến lược này thường có tác động lớn tới chính phủ và dư luận công chúng. Danh mục di sản tư liệu Chương trình Ký ức Thế giới cấp quốc gia và khu vực sẽ đóng vai trò nhất định trong việc lựa chọn và làm nổi bật để thu hút sự chú ý.
3.6.4 Kinh nghiệm đã chỉ ra rằng phương tiện thông tin đại chúng có sự hấp dẫn tự nhiên với những câu chuyện hay về di sản hoặc ý nghĩa của việc được công nhận trong một danh mục di sản tư liệu có uy tín. Việc đưa tin về các hồ sơ được công nhận trong Danh mục di sản tư liệu cấp quốc tế trên các phương tiện thông tin đại chúng đã và đang được thực hiện tốt ở cấp quốc gia vì nó được xem như là vấn đề của lòng tự hào dân tộc và việc được công nhận là một “tin tốt lành”, và sẽ càng tốt lành hơn nếu di sản tư liệu được công nhận đó có liên quan đến các vấn đề đương đại.[10] Sự có mặt của một kênh phổ biến thông tin - Uỷ ban quốc gia về chương trình Ký ức Thế giới - như một đầu mối tham khảo cho các bài phỏng vấn của các phương tiện thông tin đại chúng và các thông cáo báo chí - rõ ràng là một thành phần quan trọng.
3.6.5 Việc tác động tới công chúng có thể đạt được bằng cách giới thiệu di sản một cách cẩn thận. Rất nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ đã tạo được ấn tượng khi trưng bày một cách cẩn thận di sản tư liệu thuộc quyền quản lý sau khi tài liệu được công nhận trong Danh mục. Không chỉ đáng giá với báo chí, việc này còn thúc đẩy mạnh mẽ sự tiếp cận của công chúng[11]. Trong đó, tên và lôgô của Chương trình Ký ức Thế giới đã chứng tỏ là những công cụ giàu hình ảnh và đáng ghi nhớ.
3.6.6 Việc gây sự chú ý tới những di sản bị mất hoặc thất lạc cũng có thể tác động mãnh 3.6.6 mẽ tới công chúng. Các sự kiện đương đại [12](như ở Bosnia hoặc Afganistan) đã khiến dư luận công chúng trên toàn thế giới trở nên nhạy cảm với tấn thảm kịch mất mát và ở cấp độ quốc gia, việc xác định những mất mát của di sản không chỉ là một hành động có trách nhiệm mà còn có thể tạo ra ảnh hưởng lớn về mặt cảm xúc. Vấn đề này thông thường không trúng đích nếu không được khoanh vùng vì người ta thường dễ cho rằng di sản đang được chăm sóc một cách toàn diện tại nước họ trừ khi họ được cảnh báo điều ngược lại.
3.6.6 Giống như bất kỳ một ý tưởng hay phong trào nào, Chương trình Ký ức Thế giới dựa vào những lời quảng bá khẩu ngôn, sự giải thích có cơ sở và nhất quán trong một khung cảnh phù hợp: dù đó là các tổ chức nghề nghiệp, giới lãnh đạo, các cuộc hội nghị, các trường đại học hay các cơ quan bảo tồn lịch sử. Việc quảng bá qua các phương tiện thông tin đại chúng hỗ trợ và tạo ra bối cảnh cho việc này nhưng các bước thực tế bao gồm thông tin và khuyến khích các đề cử lại thường đưa vào sự tạo điều kiện thuận lợi giữa người với người. Ở đây, hành động ở cấp địa phương và quốc gia là không thể thiếu được và việc nâng cao nhận thức là cấp thiết . Tư liệu có thể được tải xuống từ trang web hoặc bằng cách liên hệ với Ban Thư ký.
3.7 Giáo dục và đào tạo
3.7.1 Giáo dục công chúng đóng một vai trò quyết định trong việc nâng cao nhận thức về các di sản tư liệu trên thế giới cũng như về tình trạng dễ bị tổn thương của di sản. Đó cũng là nền tảng cho việc phát triển các chiến lược bảo quản. Do đó, mọi Chương trình Thông tin xã hội và các chương trình có liên quan khác của UNESCO cần phải có phần giới thiệu chung về Ký ức Thế giới. Việc này cũng nên kèm theo cả một bản đánh giá về ý nghĩa của di sản tư liệu, các vấn đề khoa học và thực tiễn liên quan đến việc bảo tồn và khả năng tiếp cận di sản tư liệu và bối cảnh của nguy cơ bị huỷ hoại hoặc những mất mát trong quá khứ.
3.7.2 Các uỷ ban quốc gia, khu vực và quốc tế nên khuyến khích việc tổ chức và phát triển các khoá đào tạo bậc đại học về việc quản lý di sản tư liệu (bao gồm các khoá học cho thư viện viên, lưu trữ viên và những người quản lý).[13] Các uỷ ban này cũng nên khuyến khích việc đưa Chương trình Ký ứcThế giới vào chương trình đào tạo nói chung.
3.7.3 Rõ ràng việc này đang bắt đầu diễn ra. Chương trình đang dần dần được nhìn nhận như là một phần trong cơ cấu quản lý của các thư viện và lưu trữ trên toàn thế giới và sự tồn tại cũng như mục đích của nó đã được đưa vào các chương trình đào tạo đại học có liên quan. Giống như mọi thứ, việc này xảy ra khi các giáo viên và giảng viên có nhận thức về Chương trình, được giới thiệu về website của Chương trình và nếu có thể, được tiếp xúc với các thành viên của uỷ ban quốc gia Chương trình Ký ức Thế giới. Việc nhận ra rằng bất kỳ ai, dù là giáo viên, giảng viên, sinh viên hay một cá nhân nào đó, cũng có thể để trình đề nghị một cách thực sự cho bất kỳ hồ sơ cho danh mục di sản tài liệu đôi khi mang đến một sự ngạc nhiên khi được trao cho quyền lực!
3.7.4 Các uỷ ban cấp quốc tế, khu vực và quốc gia, cùng với việc tham khảo ý kiến của các tổ chức phi chính phủ và các cơ quan bảo quản có liên quan, cũng có thể khởi xướng, giúp đỡ, tài trợ hay trực tiếp tổ chức các khoá học và các buổi hội thảo cụ thể về các biện pháp, cách thức và kỹ thuật bảo quản và tiếp cận. Bên cạnh đó, họ còn có thể hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị các kế hoạch quản lý và đặt ra các quy trình bảo quản.
3.7.5 Các uỷ ban cũng có thể chủ động trong việc các xác định các đề cử tiềm năng và tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức phù hợp để gợi ý và khuyến khích việc đăng ký, hướng dẫn và tham gia vào quá trình xây dựng hồ sơ đăng ký.
3.7.6 Bản thân sự xuất hiện của danh mục di sản tư liệu Ký ức Thế giới cấp quốc gia không 3.7.6 chỉ là một thông tin lý thú mà còn là một bước chuyển biến chiến lược trong việc nâng cao ý thức. Tầm quan trọng của việc được công nhận và ghi nhận mang một ý nghĩa trực tiếp và thúc đẩy sự ghi nhận của Chương trình trong khuôn khổ quốc gia. Khi danh mục di sản tài liệu cấp quốc gia đầu tiên xuất hiện, các uỷ ban có liên quan có thể phát triển và chia sẻ kinh nghiệm của mình.
4. Danh mục Ký ức thế giới
4.1 Danh mục cấp quốc tế, khu vực và quốc gia
4.1.1 Chương trình Ký ức Thế giới sẽ duy trì các danh mục cần phổ biến về các di sản tư liệu. Theo đúng trình tự, tất cả các danh mục phải được công bố trên mạng. Càng nhiều thông tin được phổ biến thì Chương trình càng đạt được hiệu quả cao trong việc xác định những di sản tư liệu còn thiếu; liên kết những tập tài liệu bị phân tán, hỗ trợ việc hoàn trả những tư liệu bị mang ra nước ngoài bất hợp pháp, cũng như hỗ trợ luật pháp cho các quốc gia có liên quan,
4.1.2 Có ba loại danh mục: Danh mục cấp quốc tế, danh mục cấp khu vực và danh mục cấp quốc gia. Tất cả các loại danh mục trên đều chứa những tài liệu có tầm quan trọng mang tính quốc tế (tham khảo các tiêu chí trong mục 4.2) và một hồ sơ tài liệu có thể xuất hiện cùng lúc ở các danh mục khác.
4.1.3 Danh mục cấp quốc tế liệt kê các di sản tài liệu đáp ứng các tiêu chí lựa chọn được Uỷ ban quốc tế phê chuẩn và được Tổng giám đốc UNESCO nhất trí. Danh mục được Ban thư ký cập nhật và công bố dưới tiêu đề Danh mục Ký ức Thế giới. Trong cuốn Tài liệu hướng dẫn này, tiêu đề này được dùng để chỉ danh mục cấp quốc tế). Bản thân danh mục là một văn kiện quan trọng cũng như là một sự khích lệ để các quốc gia và khu vực xác định, lập danh sách và bảo tồn những di sản tài liệu của mình. Việc được liệt kê vào danh sách sẽ tạo nên uy tín và là công cụ để thúc đẩy các mục tiêu của Chương trình.
4.1.4 Danh mục cấp khu vực sẽ liệt kê những di sản tài liệu được uỷ ban Ký ứcThế giới khu vực phê chuẩn. Danh mục được uỷ ban khu vực cập nhật và công bố dưới tiêu đề Danh mục di sản tư liệu thuộc chương trình Ký ức Thế giới (cấp khu vực)[14] Các danh mục cấp khu vực có thể khác nhau về tính chất: ví dụ, chúng có thể ở dạng kết hợp giữa các danh mục cấp quốc gia hoặc liệt kê các di sản tư liệu có ảnh hưởng trong khu vực mà không có mặt trong các danh mục cấp quốc gia. Những danh mục này có thể tạo điều kiện cho các cộng đồng thiểu Số và các nhóm văn hóa phụ cận được giới thiệu một cách hợp lý.
4.1.5 Danh mục cấp quốc gia liệt kê các di sản tư liệu được uỷ ban Ký ức Thế giới quốc gia, hoặc Uỷ ban UNESCO quốc gia ở những nước không có uỷ ban quốc gia, phê duyệt. Các danh mục giúp chính phủ, các cơ quan, có nhận thức rõ về toàn bộ di sản tư liệu do các cơ quan, tổ chức khác nhau hoặc các cá nhân lưu giữ, cũng như có các chiến lược hợp tác nhằm bảo đảm cho các di sản quốc gia đang bị đe dọa được bảo vệ. Danh mục sẽ được một trong hai cơ quan nói trên cập nhật và công bố với tiêu đề Danh mục Ký ức Thế giới (cấp quốc gia)[15].
4.1.6 Các tiêu chí lựa chọn cho danh mục cấp khu vực và cấp quốc gia sẽ sử dụng các tiêu chí dùng cho cho danh mục cấp quốc tế như một khung tiêu chí mẫu, tuy nhiên có những thay đổi hợp lý và có thể thêm các tiêu chí bổ sung phù hợp với ngữ cảnh của quốc gia và khu vực. Tương tự như vậy, thủ tục xây dựng, tiếp nhận và đánh giá các đề nghị do các ủy ban khu vực và quốc gia có trách nhiệm thực hiện cũng chiều theo các thủ tục của danh mục quốc tế và có thể xem xét tới những nhu cầu của nước sở tại. Lý do lựa chọn di sản tư liệu vào danh mục phải được nêu một cách rõ ràng như phần miêu tả về nó trong danh mục.
4.1.7 Trước khi một danh mục cấp khu vực hay cấp quốc gia được xây dựng, điều kiện lựa 4.1.7 chọn các tài liệu cũng như quá trình đề cử cần phải được chấp thuận bởi JAC hoặc một cơ quan hành chính. Các ủy ban cấp khu vực và quốc gia quản lý các danh mục này sẽ đưa vào trong báo cáo hàng năm một danh sách các mục cần được thêm vào hoặc bớt đi từ trong danh mục của họ trong năm.
4.1.8 Các quyết định đưa bất kỳ di sản tư liệu nào vào danh mục đều dựa vào việc đánh giá về ý nghĩa của nó chứ không phải dựa vào việc đánh giá về vị trí hay sự quản lý tài liệu tại thời điểm đề nghị.
4.2 Các tiêu chí lựa chọn cho Danh mục Ký ức Thế giới
4.2.1 Mỗi danh mục dù ở cấp độ quốc tế, khu vực hay quốc gia đều dựa trên các tiêu chí nhằm đánh giá tầm quan trọng mang tính quốc tế của di sản tư liệu cũng như tầm ảnh hưởng của tài liệu ở cấp quốc tế, khu vực hay quốc gia. Các tiêu chí sau đây được xây dựng cho danh mục cấp quốc tế, nhưng cũng có thể áp dụng cho các danh mục cấp khu vực và quốc gia (cùng với những thay đổi phù hợp).
4.2.2 Việc đánh giá chỉ mang tính tương đối. Không thể có một tiêu chuẩn đánh giá tuyệt đối về ý nghĩa văn hoá, Vì thế, không có một mức độ cố định nào mà theo đó di sản tư liệu thoả mãn được mọi yêu cầu đưa vào danh mục Ký ức Thế giới. Vì vậy, việc lựa chọn để đưa vào danh mục sẽ dựa vào việc đánh giá các đặc điểm của di sản theo các tiêu chí lựa chọn, dựa trên tinh thần chung của bản Hướng dẫn này[16], cũng như theo tiêu chí của các di sản đã được hoặc không được lựa chọn đưa vào danh mục.
4.2.3 Trong khi xem xét để đưa đi sản tài liệu vào danh mục, di sản đó trước tiên sẽ được đánh giá dựa trên kiểm tra ban đầu về:
Tính xác thực: Nó có đúng như những gì nó thể hiện hay không? Nét đặc trưng và xuất xứ của tài liệu có thể được xây dựng một cách tin cậy hay không?[17]
4.2.4 Thứ hai, hồ sơ được đề cử phải thuyết phục được Uỷ ban tư vấn quốc tế về ý nghĩa quốc tế của nó. Điều này có nghĩa là, nó phải:
Độc đáo và duy nhất, sự biến mất hay bị hư hỏng hỏng hóc của tài liệu có thể gây tổn thất cho di sản của nhân loại. Tài liệu phải có ảnh hưởng lớn trong một giai đoạn hoặc trong một khu vực văn hoá nhất định nào đó trên thế giới. Nó có thể tiêu biểu cho một loại hình, nhưng phải không có vật tương tự nào khác. Tài liệu phải chinh cực hay tiêu cực, tới tiến trình lịch sử.
4.2.5 Thứ ba, ý nghĩa quốc tế phải được thể hiện bằng việc đáp ứng một hay nhiều tiêu chí được đặt ra dưới đây. Do ý nghĩa chỉ mang tính tương đối, nên những tiêu chí dưới đây đã được minh hoạ rõ ràng nhất qua việc đối chiếu với những di sản tư liệu đã được ghi nhan trong Danh mục.
1. Tiêu chí 1 - Thời gian
Chỉ riêng bản thân thời gian không làm nên ý nghĩa của tài liệu, nhưng mọi tài liệu đều là tao. vật của thời gian. Một số tài liệu gợi lên những liên tưởng đặc biệt về thời đại của chúng, ví dụ như một cuộc khủng hoảng, một sự thay đổi về văn hoá hay xã hội quan trọng. Một tài liệu có thể tiêu biểu cho một khám phá mới hoặc phải là “thứ đầu tiên trong những thứ cùng loại”.
2. Tiêu chí 2 - Địa điểm
Địa điểm tạo ra tài liệu cũng là một thuộc tính quan trọng tạo nên ý nghĩa của tài liệu. Nó có thể chứa đựng những thông tin quyết định về một địa điểm quan trọng trong lịch sử và văn hoá thế giới hoặc bản thân địa điểm đó đã từng có ảnh hưởng quan trọng tới các sự kiện, hiện tượng được đề cập trong tài liệu. Nó có thể mô tả về môi trường tự nhiên, các thành phố hay các công trình đã bị biến mất.
3. Tiêu chí 3 - Con người
Ngữ cảnh văn hoá, xã hội khi tài liệu được tạo ra có thể phản ánh những khía cạnh quan trọng về hành vi của con người hay sự phát triển chính trị, xã hội, công nghiệp, nghệ thuật. Nó có thể lưu lại bản chất của những sự thay đổi, những bước tiến cũng như sự thụt lùi của lịch sử. Nó có thể phản ánh tác động của các cá nhân hoặc nhóm người quan trọng.
4. Tiêu chí 4 - Chủ thể và đề tài
Chủ thể của vấn đề có thể phản ánh những bước phát triển về tri thức và lịch sử trong các ngành khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, khoa học nhân văn, chính trị, tư tưởng, thể thao và nghệ thuật.
5. Tiêu chí 5 - Hình thức và phong cách
Tài liệu phải có giá trị ngôn ngữ, phong cách nghệ thuật và thẩm mỹ nổi bật, là một kiểu mẫu hoặc tiêu biểu cho một dạng thức trình bày, một tập quán, một vật mang tin hay một dạng thức hoặc một vật mang tin đã hoặc đang bị biến mất[18].
4.2.6 Cuối cùng, cần xem xét các vấn đề sau:
Tính chất hiếm có: Liệu nội dung cũng như tính chất tự nhiên của tư liệu có làm cho nó trở thành một thí dụ hiếm có còn tổn tại cho một thể loại hay thời đại của nó hay không?
Tính toàn vẹn: Trong những giới hạn vật lý tự nhiên của sự tồn tại của vật mang tin, tư liệu có trọn vẹn hay chỉ là một phần? Nó đã bị sửa đổi hay hư hỏng hay chưa?
Mức độ nguy hiểm: Sự tồn tại của tư liệu có gặp phải nguy hiểm nào không? Nếu nó đã được an toàn, liệu có phải áp dụng biện pháp phòng ngừa nào để bảo đảm sự an toàn hay không?
Kế hoạch quản lý: Có kế hoạch nào cho thấy ý nghĩa của di sản tài liệu với những chiến lược hợp lý cho việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng chúng không?[19]
4.2.7 Khi cần thiết, Uỷ ban tư vấn quốc tế sẽ thông qua những hướng dẫn cụ thể cho việc áp dụng các tiêu chí[20].
4.3. Đệ trình hồ sơ đăng ký cho Danh mục Ký ức Thế giới
4.3.1 Di sản tư liệu là tài sản tinh thần chung của toàn nhân loại. Dẫu vậy, người ta vẫn cần Công nhận quyền sở hữu hợp pháp được trao cho một cá nhân, một tổ chức tư nhân, tổ chức nhà nước hay một quốc gia nào đó. Điều này có nghĩa là các di sản có nguồn gốc từ mọi nơi trên thế giới và thuộc mọi thời kỳ lịch sử, qua thời gian, mức độ cân xứng giữa những hồ sơ được đăng ký phải phản ánh được thực tế này[21]
4.3.2 Về phương diện lịch sử, một số quốc gia và nền văn hoá sản sinh ra nhiều tư liệu hơn các quốc gia và nền văn hoá khác. Những nền văn hoá thiểu số sẽ có khuynh hướng bị lu mờ bởi các nền văn hoá chiếm đa số. Một số di sản tư liệu như các file trên máy tính và các phương tiện nghe nhìn có thể tồn tại ở nhiều phiên bản khác nhau hay nói cách khác sẽ gây khó khăn hơn trong việc xác định và xử lý hơn là với những tài liệu riêng biệt, ví dụ như những bản thảo độc nhất. Những yếu tố như vậy phải được lưu tâm trong khi cố gắng có được một danh mục cân xứng.
4.3.3 Những hồ sơ đăng ký vào Danh mục có thể do bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào, bao gồm cả các tổ chức Chính phủ và tổ chức phi Chính phủ, đệ trình. Mặc dù vậy, những đề nghị được thực hiện bởi hoặc thông qua các Uỷ ban quốc gia và Uỷ ban khu vực có liên quan của Chương trình Ký ức Thế giới, hoặc thông qua Uỷ ban quốc gia UNESCO ở những nơi không có các uỷ ban trên, sẽ được ưu tiên. Sự ưu tiên cũng dành cho các di sản tài liệu đang bị đe dọa. Như một nguyên tắc chung, hai năm một lần, mỗi quốc gia sẽ được đề nghị giới hạn trong hai hồ sơ.[22]
4.3.4 Bên cạnh đó, hai hay nhiều quốc gia có thể cùng đề nghị chung một hồ sơ nếu các sưu tập tư liệu có nhiều chủ sở hữu hoặc do nhiều người cùng giữ. Những sự cộng tác trước như vậy được khuyến khích mạnh mẽ. Không có giới hạn về số lượng cho các đề nghị như thế này, cũng như không có sự giới hạn nào về số lượng các bên tham gia. Các ủy ban quốc gia, Ủy ban khu vực Ký ức Thế giới, các Ủy ban UNESCO quốc gia và các tổ chức phi chính phủ được khuyến khích xác định các hồ sơ đề nghị tiềm năng và hỗ trợ các các nhân, tổ chức trong việc thực hiện các đề nghị của họ.
4.3.5 Bên cạnh đó, tác giả tư liệu – có thể là các nhân hay tập thể - có thể vẫn còn đang trong thời gian đề nghị[23]. Giá trị của di sản tư liệu không hoàn toàn nằm ở niên đại hay những giá trị thẩm mỹ của nó.
4.4 Những điều kiện tiên quyết về luật pháp và quản lý
4.4.1 Việc liệt kê các di sản tư liệu trong Danh mục Ký ức Thế giới nhìn chung không để lại hậu quả kinh tế hay luật pháp nào. Nó không ảnh hưởng chính thức tới quyền sở hữu, việc bảo quản hay sử dụng tư liệu. Bản thân nó cũng không áp đặt bất kỳ một sự cưỡng ép hay nghĩa vụ nào đối với người chủ sở hữu, người quản lý hay chính phủ. Cũng như vậy, việc đưa vào danh mục không áp đặt bất kỳ một nghĩa vụ nào của UNESCO trong việc tìm ra các nguồn để bảo quản, quản lý hay sử dụng tư liệu.
4.4.2 Mặc dù vậy, việc đưa vào danh mục cũng hàm ý một cử chỉhay lời cam kết nhất định từ phía người chủ sở hữu di sản tư liệu, cũng như cho thấy sự quan tâm thường xuyên và hiểu biết của UNESCO về việc bảo quản an toàn di sản tư liệu. Một điều kiện tiên quyết cho việc đưa vào danh mục là thông thường Uỷ ban tư vấn quốc tế cần có những sự bảo đảm rằng không có những tình huống liên quan đến pháp luật, giao kèo, văn hoá nào có thể gây nguy hiểm cho tính toàn vẹn và sự an toàn của di sản tư liệu. Uỷ ban sẽ đòi hỏi bằng chứng cho thấy việc bảo quản, chăm sóc hay những cơ chế bảo vệ hợp lý đang được thực hiện, tức là phải có một kế hoạch quản lý[24], nói cách khác là bất kỳ yếu tố nào về tự nhiên, bản quyền, văn hoá cũng như các yếu tố khác hạn chế đến việc sử dụng của công chúng đều đã được thoả thuận và giải quyết để chuẩn bị cho việc tiếp cận hợp lý được đảm bảo. Tuy nhiên, có thể có những trường hợp mà lý do bảo quản an toàn có thể được hỗ trợ bởi việc đăng ký, thậm chí ngay cả khi người chủ sở hữu hay người trông nom tài liệu có thể phản đối. Việc bảo quản an toàn những di sản đang bị đe doạ có quyền yêu cầu hỗ trợ từ nguồn quỹ đang có của UNESCO[25].
4.4.3 Uỷ ban tư vấn quốc tế cũng yêu cầu di sản tài liệu phải ở dạng tiếp cận được. Có 03 mức độ tiếp cận khác nhau:
(a) tiếp cận để xác định ý nghĩa quốc tế, tính toàn vẹn và sự an toàn của tài liệu. Đây là điều kiện tối thiểu để được đưa vào danh sách
(b) tiếp cận nhằm mục đích nhân bản, là hình thức tiếp cận được khuyến khích mạnh mẽ
(c) tiếp cận của công chúng dưới dạng tự nhiên, dạng số hoặc các dạng thức khác. Đây cũng là hình thức tiếp cận được khuyến khích mạnh và trong một vài trường hợp, nó là bắt buộc.
Bản sao của một phần hoặc toàn bộ tư liệu có thể được yêu cầu đặt dưới sự giám sát của UNESCO, không nhằm mục đích phục vụ công chúng mà như một biện pháp quản lý rủi ro, với sự cho phép và bảo vệ các quyền tác giả và của luật pháp[26].
4.5 Chuẩn bị việc đệ trình các hồ sơ đăng ký
4.5.1 Căn cứ theo các tiêu chí và những tham số đặt ra ở trên, mọi cá nhân và tổ chức được khuyến khích chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hoàn chỉnh để tạo điều kiện cho việc đánh giá hiệu quả các đề nghị của họ. Trong trường hợp sưu tập tư liệu bị chia làm nhiều phần, việc đăng ký được đệ trình chung với cùng một tên và có sự nhất trí bằng văn bản của tất cả các bên có liên quan. Các uỷ ban Ký ức Thế giới sẽ đưa ra những lời khuyên và hỗ trợ phù hợp khi cần thiết. Điều này đặc biệt áp dụng cho những quốc gia, khu vực hoặc những thể loại di sản ít được giới thiệu.
4.5.2 Di sản tư liệu được đề nghị phải có giới hạn và được xác định một cách rõ ràng. Những đề nghị chung chung, không rõ ràng và không có giới hạn sẽ không được chấp nhận. Những hồ sơ đăng ký lặp lại những tài liệu đã được xếp trong Danh mục cũng không được thừa nhận. Những ví dụ điển hình của những hồ sơ được chấp nhận là một sưu tập tài liệu hoặc một tài liệu riêng biệt, một cơ sở dữ liệu có dung lượng và nội dung cố định, một phông lưu trữ hoàn chỉnh đã được xác định rõ. Uỷ ban Tư vấn Quốc tế sẽ áp dụng nguyên tắc này một cách thận trọng trong những trường hợp không điển hình, ví dụ như với một sưu tập từ liệu bị phân tán có thể được xác định rõ ràng ngay cả khi một vài thành tố trong đó hiện đang còn thiếu, việc đề nghị có thể áp dụng cho toàn bộ sưu tập tư liệu đó kể cả những thành phần còn thiếu[27].
4.5.3 Nếu di sản tư liệu tồn tại dưới dạng nhiều bản sao và nhiều phiên bản khác nhau ví dụ sách in hay những bộ phim truyện được công bố dưới nhiều phiên bản khác nhau hoặc nhiều ngôn ngữ khác nhau thì việc đăng ký sẽ được áp dụng cho bản thân tác phẩm đó chứ không chỉ là một bản sao cụ thể nào. Nếu được phê duyệt, Uỷ ban tư vấn quốc tế sẽ xác định những tiêu chí cho những bản sao của tác phẩm có thể được đưa vào Danh mục. Các bản sao của tác phẩm đáp ứng được các tiêu chí này có thể được đưa vào Danh mục nếu những người đang giữ chúng đề nghị[28]
4.5.4 Các tổ chức, cá nhân đề cử phải chú ý tính đa dạng và riêng biệt của di sản tư liệu của nước mình dựa trên các yếu tố sau làm cơ sở cho việc đề nghị:
(a) sự đáp ứng đầy đủ các tiêu chí
(b) những tư liệu đang gặp nguy hiểm
(c) những tư liệu thuộc các danh mục ít được giới thiệu
4.5.5 Hồ sơ đăng ký phải được chuẩn bị theo mẫu tờ khai theo quy định. Mẫu này có thể được tải từ trang web Ký ức Thế giới hoặc có thể đề nghị bằng thư điện tử hoặc fax tới Ban thư ký. Mẫu tờ khai và các hướng dẫn cách điện được nêu ở Phụ lụcA.
4.6 Đệ trình hồ sơ đăng ký
4.6.1 Hồ sơ đăng ký cần được đệ trình cho Ban thư ký của UNESCO như đã nêu trongmẫu tờ khai. Khi nhận được hồ sơ đăng ký, Ban thư ký sẽ:
(a) lập hồ sơ cho từng đề nghị, khẳng định việc đã nhận được với người đề nghị và xác minh nội dung cũng như những tài liệu kèm theo. Trong trường hợp để nghị chưa đầy đủ, Ban thư ký sẽ lập tức yêu cầu người đề nghị bổ sung các thông tin còn thiếu. Nếu đề nghị chưa được đưa qua các uỷ ban quốc gia hoặc khu vực có liên quan thì họ sẽ được mời đóng góp ý kiến. Hồ sơ sẽ không được xem xét cho đến khi hoàn chỉnh thông tin.
(b) chuyển hồ sơ đề nghị đã hoàn chỉnh tới Tiểu ban Đăng ký để đánh giá và nhận xét (Xem dưới đây)
(c) trình bản nhận xét của Tiểu ban Đăng ký cho Uỷ ban tư vấn quốc tếít nhất là một tháng trước phiên họp thông thường tổ chức hai năm một lần.
(d) thông báo cho người đề nghị biết về quyết định của Uỷ ban tư vấn quốc tế (lưu ý là quyết định “đồng ý chưa được coi là chính thức cho đến khi có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc UNESCO), và tư vấn cho họ giới thiệu kết quả được công nhận của họ trên các phương tiện thông tin đại chúng. Ban thư ký cũng sẽ tư vấn cho các uỷ ban khu vực và quốc gia có liên quan.
4.7 Thẩm định các hồ sơ đăng ký
4.7.1 Ban Thư ký điều hành các thủ tục giải quyết đề nghị ở cấp đăng ký quốc tế. Nếu cần thiết, Ban Thư ký sẽ yêu cầu thêm thông tin từ những người đề nghị giải đáp những yêu cầu, đặt ra thời hạn cho việc chấp nhận đề nghị hay đặt ra những điều khoản khác quy định việc giải quyết những đề nghị đúng thời hạn. Những sắp xếp về mặt hành chính (như thế này) X sẽ được đăng tải trên trang web của Chương trình Ký ức Thế giới.
4.7.2 Tiểu ban Đăng ký giám sát việc thẩm định các hồ sơ đăng ký. Tiểu bannày chịu trách nhiệm điều tra cụ thể từng đề nghị và theo đúng trình tự, chịu trách nhiệm báo cáo lên Uỷ ban tư vấn quốc tế với bản nhận xét về đề nghị được chấp nhận hay bị loại. Phương pháp làm việc của Tiểu ban này, bao gồm cả những ưu tiên mà Tiểu ban đặt ra trong quá trình giải quyết, sẽ được đăng tải trên website. Tiểu ban cũng sẽ sử dụng những đánh giá và lời khuyên của các nhà chuyên môn với từng đề nghị từ bất kỳ các nguồn thích hợp nào mà Tiểu ban cho là cần thiết và sẽ đối chiếu với các di sản tài liệu tương tự đã được liệt kê trong các danh mục.
4.7.3 Thông thường, Tiểu ban sẽ đề nghị các cơ quan chuyên môn hoặc các tổ chức nghề nghiệp phi chính phủ tư vấn. Trước tiên, đó là IFLA, ICA, Hội đồng điều phối của Hiệp hội Lưu trữ nghe nhìn (CCAAA) và Hội đồng Bảo tàng quốc tế (ICOM). Những tổ chức này có. thể uỷ thác công việc cho một hoặc nhiều thành viên của mình.
4.7.4 Khi đưa ra lời khuyên, các tổ chức nghề nghiệp phi chính phủ sẽ được yêu cầu thể hiện quan điểm về việc liệu hồ sơ đăng ký có đáp ứng hay không các tiêu chí lựa chọn. Họ cũng sẽ được yêu cầu phát hiện bất kỳ vấn đề nào liên quan đến pháp luật và quản lý cần phải lưu ý trước khi hoàn tất bản nhận xét gửi lên Uỷ ban Tư vấn Quốc tế.
4.7.5 Tiểu ban Đăng ký sẽ xem xét lời khuyên của các tổ chức phi chính phủ cũng như những lời khuyên khác mà Tiểu ban này có được để đưa ra bản giới thiệu. Người đề nghị sẽ được tạo cơ hội để nhận xét việc thẩm định trước khi nó được đệ trình lên Uỷ ban Tư vấn Quốc tế.
4.7.6 Báo cáo phiên họp định kỳ của Uỷ ban tư vấn quốc tế sẽ phản ánh cácquyết định của Uỷ ban, lý lẽ cho việc chấp thuận hay loại bỏ đề nghị và bất kỳ những nhận xét nào khác mà Uỷ ban Tư vấn Quốc tế muốn bổ sung.
4.8 Xoá bỏ khỏi Danh mục Ký ức Thế giới
4.8.1 Di sản tư liệu có thể bị đưa ra khỏi Danh mục trong các trường hợp nó bị giảm giá trị hoặc tính toàn vẹn của nó bị xâm phạm tới mức độ không còn đáp ứng được các tiêu chí lựa chọn mà việc công nhận đã từng dựa vào đó. Việc xoá bỏ cũng có thể được thực hiện nếu có những thông tin mới đòi hỏi phải đánh giá lại việc công nhận và cho thấy sự không đủ tư cách đáp ứng các tiêu chí của nó.
4.8.2 Quá trình xét lại có thể được khởi xướng bởi bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào (bao gồm cả bản thân Uỷ ban Tư vấn Quốc tế thông qua việc đưa ra mối lo ngại bằng văn bản cho Ban thư ký. Vấn đề sẽ được phản ánh tới Tiểu ban Đăng ký để điều tra và báo cáo[29]. Nếu sự lo ngại đó được chứng minh, Ban Thư ký sẽ liên hệ với người đề nghị đầu tiên (hoặc trong trường hợp không thể liên hệ được thì liên hệ với cơ quan phù hợp để tham khảo ý kiến. Tiểu ban Đăng ký sẽ lần lượt đánh giá ý kiến đóng góp cũng như bất kỳ dữ liệu bổ sung nào được tập hợp sau đó nhằm đưa ra một bản nhận xét gửi lên Uỷ ban Tư vấn Quốc tế về việc xoá bỏ hay giữ lại hoặc bất kỳ hành động khắc phục nào. Nếu Uỷ ban Tư vấn Quốc tế quyết định việc xoá bỏ thì các cơ quan, cá nhân nhận xét sẽ được thông báo.
4.9 Di sản bị mất hoặc thất lạc
4.9.1 Tại tất cả các nước, nhiều bộ phận quan trọng của di sản tư liệu đã bị mất hoặc thất lạc[30]. Việc xây dựng một danh sách công khai về những di sản không còn có thể tiếp cận được nữa là một phương tiện cần thiết để đặt Chương trình Ký ức Thế giới vào đúng nó cảnh và là một (điểm) dấu hiệu báo trước cho khả năng tái tạo ảo lại những hồi ức đã mất hoặc bị phân tán. Việc này cho thấy cả sự cấp bách và triển vọng đối với những thách thức trong quá trình tìm kiếm và bảo vệ những di sản còn lại.
4.9.2 Danh mục Ký ức Thế giới sẽ bao gồm một phần dành riêng cho việc liệt kê những di sản bị mất hoặc thất lạc, những tư liệu mà nếu còn tồn tại sẽ là tài liệu có đủ tư cách để được bổ sung vào phần chính của danh mục. Những di sản bị mất là những tư liệu được biết là không còn tồn tại - tình trạng bị tàn phá, tổn thất của nó được chứng minh một cách đáng tin cây bằng tài liệu hoặc có thể được thừa nhận một cách chắc chắn. Những di sản bị thất lạc là những tư liệu mà nơi hiện đang cất giữ nó không được biết đến nhưng vẫn không thể khẳng định hoặc thừa nhận một cách đáng tin cậy rằng nó đã mất.
4.9.3 Những tiêu chí lựa chọn và phương pháp đề cử nêu ở trên vẫn được áp dụng, nhưng với một vài thay đổi cần thiết:
• Khi người chủ sở hữu hoặc người coi giữ tư liệu có thể không tham gia, thì việc đề nghị có thể do một số người khác thực hiện. Người đề nghị không cần phải có mối quan hệ về pháp luật, văn hoá, lịch sử hay các mối quan hệ khác với tư liệu được quan tâm. Không có hạn chế nào đối với các cá nhân và tổ chức là những người có thể đề nghị cũng như không có giới hạn nào về số lượng đề nghị từ bất kỳ nguồn nào. Bản thân UNESCO có thể đề xuất đề nghị.
• Do tư liệu, sưu tập tư liệu hay lĩnh vực tư liệu được quan tâm không sản có cho việc kiểm tra, nên chúng có thể không được liệt kê một cách chính xác mà chỉ được miêu tả bằng các thuật ngữ chung chung. Người đề nghị sẽ phải cố gắng để có thể mô tả tư liệu một cách tốt nhất vào thời điểm hiện tại.
• Các vấn đề về bảo quản, quản lý và tiếp cận tất nhiên sẽ không áp dụng.
• Nếu có thể được, người đề nghị cần tường thuật lại việc tư liệu bị mất như thế nào, sẽ hữu ích nếu sự tường thuật là đầy đủ.
5 Cơ cấu tổ chức và quản lý Chương trình
5.1 Nguyên tắc
5.1.1 Chương trình được điều hành bởi một cơ cấu gồm các uỷ ban thuộc ba cấp (cấp quốc tế, khu vực và quốc gia) và một Ban Thư ký. Vai trò và tính chất của từng tổ chức cá, được mô tả dưới đây. Bất kỳ uỷ ban nào cũng có thể thành lập các tiểu ban nhằm tan : thuận lợi cho công việc của họ và cũng có thể quản lý các dự án.
5.2 Uỷ ban tư vấn quốc tế (IAC)
5.2.1 LAC là tổ chức đứng đầu chịu trách nhiệm tư vấn cho UNESCO trong việc lên kế hoạch và triển khai Chương trình Ký ức Thế giới nói chung. IAC có 14 thành viên làm việc theo năng lực cá nhân do Tổng giám đốc UNESCO bổ nhiệm và được lựa chọn theo thẩm quyền trong lĩnh vực gìn giữ di sản tài liệu. Tổng giám đốc UNESCO sẽ triệu tập IAC trong một phiên họp thường kỳ diễn ra hai năm một lần. (Quy chế của IAC có trong trang web của Chương trình Ký ức Thế giới tại địa chỉ www.unesco.org/webworld/mdm)
5.2.2 Để tổ chức công việc, IAC xây dựng và bổ sung quy chế về thủ tục của chính mình (các quy định này cũng được cập nhật thường xuyên trên website của Chương trình) và duy trì các tiểu ban và đơn vị trực thuộc thích hợp. Chức năng của các cơ quan hiện hành được miêu tả dưới đây. Thông thường, phụ trách các tiểu ban tham dự các cuộc họp của IAC với vai trò thành viên mặc nhiên.
5.2.3 Đặc biệt, IACduy trì việc đánh giá tổng quan chính sách và chiến lược của toàn bộ Chương trình Kýức Thế giới. Vì thế, LẠC giám sát các tiến bộ của Chương trình trên phạm vi toàn cầu, xem xét các báo cáo của các tiểu ban, uỷ ban cấp khu vực cũng như của Ban thư ký, và tư vấn cho các đơn vị này về các chức năng và trách nhiệm của họ. Nếu cần thiết, Uỷ ban sẽ sửa đổi và cập nhật Bản hướng dẫn chung của Chương trình Ký ức Thế giới và có trách nhiệm thông qua việc bổ sung hay xoá bỏ di sản khỏi Danh mục Ký ức Thế giới. ICẢ xây dựng cấu trúc của Chương trình với mục đích tạo ra một khuôn mẫu hoàn chỉnh cho sự trưởng thành sau này của Chương trình Ký ứcThế giới theo một quy chế ở dạng Khuyến nghị của UNESCO và cuối cùng, thành Công ước của UNESCO.
5.2.4 Hoạt động của từng tiểu ban và uỷ ban khu vực được đánh giá tại mỗi cuộc họp của IAC nhằm đảm bảo rằng cơ cấu tổ chức của chương trình phù hợp với nhu cầu hiện tại.
5.3 Các tổ chức trực thuộc IAC
5.3.1 Quy chế hoạt động của các tổ chức trực thuộc được trình bày dưới đây. Quy chế này có thể được sửa đổi theo ý của IAC.
5.3.2 Hội đồng bao gồm một chủ tịch, ba phó chủ tịch và một báo cáo viên theo kết quả bầu cử tại mỗi cuộc họp thường kỳ của IAC. Nhiệm vụ chính của Hội đồng là duy trì và giám sát Chương trình trong thời gian giữa các cuộc họp của IAC và cùng với Ban thư ký đưa ra những quyết định chiến lược. Hội đồng cũng xem xét các vấn đề chưa được giải quyết do IAC chuyển đến. Hội đồng cũng định kỳ xem xét việc sử dụng logo Ký ức Thế giới, một trong những tài sản quan trọng nhất của Chương trình và đòi hỏi sự quản lý thận trọng. Khi cần, Hội đồng sẽ liên hệ với các Ủy ban Quốc gia Ký ức Thế giới và giám sát sự phát triển và hoạt động của các uỷ ban này.
5.3.3 Tiểu ban Kỹ thuật gồm một chủ tịch do IAC hoặc Hội đồng bổ nhiệm và các thành viên được lựa chọn theo chuyên môn của họ. Nhiệm vụ hàng đầu của Tiểu ban là xây dựng sửa đổi thường xuyên và công bố các thông tin hướng dẫn về việc bảo quản di sản tư liệu. cũng như tư vấn các vấn đề kỹ thuật và bảo quản theo yêu cầu cụ thể của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tương tự, Tiểu ban cũng tư vấn các vấn đề kỹ thuật cho XÁC và Hội đồng cũng như các uỷ ban khu vực và uỷ ban quốc gia Kỷ Thế giới khi được yêu cầu.
5.3.4 Tiểu ban Marketing gồm một chủ tịch do IAC hoặc Hội đồng bổ nhiệm và các thành viên được lựa chọn theo chuyên môn của họ. Tiểu ban xây dựng các chiến lược nâng cao nhận thức và tăng cường hỗ trợ tài chính cho Chương trình Ký ức Thế giới. Tiểu ban kế hoạch marketing, biên soạn và xem xét lại các hướng dẫn về việc sử dụng logo Ký ức Thế giới. Cũng như Tiểu ban Kỹ thuật, Tiểu ban này đưa ra những tư vấn trong lĩnh vực chuyên môn của mình.
5.3.5 Tiểu ban Đăng ký gồm một chủ tịch do IAC hoặc Hội đồng bổ nhiệm và các thành viên được lựa chọn theo chuyên môn của họ. Cùng với Ban Thư ký, Tiểu ban giám sát việc thẩm định các đề cử đăng ký Danh mục Ký ức Thế giới và đưa ra những khuyến nghị kèm theo lý do cho việc chấp thuận hoặc từ chối của Tiểu ban tại mỗi cuộc họp của IAC. Tiểu ban giải thích các tiêu chí lựa chọn và liên lạc với các tổ chức phi chính phủ, các cơ quan, tổ chức và cá nhân có tham gia vào việc thẩm định các đề cử. Tiểu ban cũnng tư vấn cho các uỷ ban quốc gia và khu vực Ký ức Thế giới về việc quản lý danh mục di sản tư liệu của các uỷ ban này khi được yêu cầu.
5.4 Ban Thư ký
5.4.1 Ban thư ký của Chương trình Ký ức Thế giới do Ban Xã hội thông tin (Information Society Division) của UNESCO đề nghị. Trong những trường hợp thông thường, Tổng Giám đốc hoặc người đại diện của Tổng Giám đốc sẽ tham gia vào công việc của IAC, Hội đồng và các tổ chức trực thuộc khác nhưng không có quyền bỏ phiếu. Tổng Giám đốc có thể đưa ra các lời phát biểu bằng lời nói hoặc văn bản về bất kỳ vấn đề nào trong quá trình tham gia.
5.4.2 Chức năng của Ban thư ký bao gồm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho IAC và các tổ chức trực thuộc, quản lý và điều hành chung Chương trình. Nhiệm vụ này bao gồm việc duy trì Danh mục Ký ức Thế giới (bao gồm hồ sơ, tài liệu liên quan đến tiêu chuẩn, các đề cử và đăng ký), giám sát Quỹ Ký ức Thế giới, và các nhiệm vụ khác do IAC chỉ đạo, Ban Thư ký là điểm liên hệ trước tiên và mặc định cho tất cả các vấn đề liên quan đến Ký ức Thế giới.
5.5 Di sản bị đe doạ
5.5.1 Sự tồn tại của các di sản tư liệu đôi khi có thể bị đe doạ bởi các điều kiện tự nhiên hoặc bối cảnh chính trị, xung đột vũ trang, sử dụng vì mục đích cá nhân hoặc trong trường hợp khác mà các biện pháp mở và công khai trình bày trong bản Hưởng dẫn chung này có thể không thực tế. Ví dụ có những trường hợp mà ngay cả việc liệt kê di sản tư li. trong Danh mục Ký ức Thế giới cũng có thể tạo ra sự chú ý không cần thiết đối với di sản và gây nguy hiểm thực sự cho sự an toàn của di sản đó.
5.5.2 IAC, Hội đồng và Ban Thư kỷ cố gắng để nắm được những trường hợp như vậy IAC, Hội đồng và Ban Thư ký sẽ tôn trọng sự bảo mật của những lời khuyên nhận được và nếu phù hợp, sẽ cố gắng để tiếp cận sâu hơn với với từng trường hợp hoặc tình huống cụ thể. Nếu những di sản tư liệu quan trọng rõ ràng bị gây nguy hiểm, IAC và Hội đồng sẽ xem xét xem liệu di sản đó có đáp ứng các tiêu chí trong Danh mục di sản tài liệu hay không về mặt mức độ nguy hiểm và có những hành động cần thiết nhất. Chủ tịch có thể thông báo riêng với Tổng Giám đốc, người sau đó sẽ quyết định xem liệu có phải thực hiện những hành động nhằm bảo vệ di sản đó hay không.
5.5.3 Trong trường hợp này hoặc trong những trường hợp tổng quát khác, khi những di sản quan trọng đang bị đe doạ nghiêm trọng thì cần dành ưu tiên tìm kiếm các nguồn lực - từ UNESCO hoặc từ bất cứ nơi nào khác - nhằm thống kê, bảo tồn hoặc sao chụp tài liệu đang gặp nguy hiểm đó.
5.6 Quỹ Ký ức Thế giới
5.6.1 Quỹ Kỹ ức Thế giới nhằm mục đích tạo cho IAC khả năng tìm kiếm, quản lý và phân phối nguồn tài chính hoặc những hỗ trợ khác nhằm đạt được các mục tiêu của Chương trình. Nội dung này bao gồm toàn bộ các nguồn lực tài chính sẵn có cho Chương trình, bất kể đó là nguồn tài chính có được từ Chương trình thường xuyên của UNESCO hay từ các nguồn ngân sách bên ngoài. Quỹ này đang trong giai đoạn phát triển ban đầu và dự kiến sẽ là một cơ chế dài hạn nhằm hỗ trợ cho các mục tiêu của Chương trình Ký ức Thế giới khi Chương trình hoàn thiện đến quy chế Công ước.
5.6.2 Nguồn tài chính bên ngoài có thể có từ rất nhiều nguồn khác nhau[31] như tiền bán sản phẩm, tiền bản quyền tác giả, từ chính phủ các nước, từ các nhà tài trợ. Các khoản tặng cho Quỹ và mọi sự giúp đỡ từ bất cứ cá nhân hay tổ chức nào đều được hoan nghênh và người hiến tặng hoặc tài trợ có thể chỉ định dự án hoặc mục đích mà việc tài trợ của họ hướng đến.
5.6.3 Việc tiêu dùng từ Quỹ phải góp phần vào việc đạt được các mục tiêu của Chương trình. Ví dụ như nó có thể được sử dụng cho các dự án bảo quản hoặc tiếp cận riêng biệt, cho các biện pháp khẩn cấp đối với di sản đang bị đe doạ.
5.6.4 IAC sẽ xây dựng các tiêu chí chi tiết cho việc thẩm định những đề xuất liên quan đến việc sử dụng quỹ. Tuỳ theo nghĩa vụ đã được thoả thuận trước đó đối với người tặng hoặc người tài trợ, IAC sẽ xác định những vấn đề về thứ tự ưu tiên và chiến lược: ví dụ như, liệu những nhu cầu cấp bách có được ưu tiên hơn các dự án quan trọng hao phí ít thời gian hơn không, hay, liệu những vùng ít được giới thiệu trên thế giới có được ưu tiên hơn so với những khu vực hay được giới thiệu hay không?
5.6.5 Thông thường, sự tham gia của các uỷ ban khu vực và uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới của chính phủ các nước, của các tổ chức phi chính phủ hoặc các cơ quan chuyên môn khác vào sự xây dựng và đệ trình các đề nghị sử dụng Quỹ sẽ là một yếu tố quan trọng. Sự hiện diện của một mạng lưới hỗ trợ hay khả năng được tài trợ từ Quỹ kết hợp với sự hỗ trợ từ các nguồn khác sẽ là những yếu tố quan trọng đảm bảo việc sử dụng hiệu quả tài trợ của Quỹ. IAC hoặc Hội đồng có thể uỷ thác việc quản lý nguồn tài chính cụ thể nào đó mà họ gây dựng được cho một uỷ ban khu vực hoặc uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới và sẽ xây dựng quy trình và tiêu chuẩn quản lý.
5.7 Các uỷ ban quốc gia
5.7.1 Mục tiêu của Chương trình Ký ức Thế giới sẽ đạt được thông qua việc khuyến khích các dự án và các hoạt động không chỉ trên cấp độ toàn cầu mà còn từ cấp khu vực, quốc gia và địa phương. Các Uỷ ban cấp khu vực và quốc gia về Ký ức Thế giới là bộ phận chủ chốt trong cơ cấu tổ chức của Chương trình. Để thích hợp, các uỷ ban này được khuyến khích triển khai năm chiến lược chủ chốt (xem mục 2.8) của Chương trình Ký ức Thế giới . Thành công của Chương trình phụ thuộc rất lớn vào sự nỗ lực, sáng kiến và nhiệt huyết của các uỷ ban cấp khu vực và uỷ ban quốc gia.
5.7.2 Việc thành lập Uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới ở mỗi nước, nơi có khả năng thực thi là rất đáng khuyến khích và là mục tiêu chiến lược của Chương trình. Không có một mô hình cứng nhắc nào cho việc này. Trong một số trường hợp, mô hình cách tiếp cận được kết cấu và chính thức hoá cao sẽ là thích hợp nhất. Ở những trường hợp khác, cách thức thực hiện có thể linh hoạt hơn. Vai trò và hoạt động của các Uỷ ban sẽ khác nhau và tuỳ theo nguồn lực và hoàn cảnh của mỗi nước. Một cách lý tưởng, nó sẽ bao gồm việc đề xuất, hỗ trợ cho các đề cử đăng ký cấp quốc tế bên cạnh việc quảng bá, giới thiệu, nâng cao nhận thức và phát triển các mối quan hệ hợp tác với chính phủ, các hội đoàn chức năng và các cơ quan lưu giữ tài liệu cấp quốc gia. Khi đã có năng lực đáng tin cậy để thực hiện những việc trên, các uỷ ban quốc gia được khuyến khích xây dựng và đăng ký hồ sơ Ký ức Thế giới cấp quốc gia.
5.7.3 Các uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới là những thực thể độc lập với những phạm vi và quy chế riêng về hội viên và sự kế nhiệm. Để được phép sử dụng tên và logo của Chương trình Ký ức Thế giới, các uỷ ban quốc gia phải được Uỷ ban Quốc gia UNESCO chỉ định và thông thường phải đáp ứng những yêu cầu sau:
• Là đầu mối liên lạc và hỗ trợ tích cực cho Uỷ ban Quốc gia UNESCO và Uỷ ban Chương trình Ký ức Thế giới cấp khu vực (Nếu có).
• Quy chế hội viên phản ánh đặc điểm về địa lý và văn hoá của đất nước, các nhóm văn hoá quan trọng và các kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn.
• Quy định ra những điều lệ tham khảo và quy tắc hoạt động, bao gồm cả cơ sở của quy chế hội viên và sự kế nhiệm.
• Có khả năng hoàn thành vai trò của mình (có thể bao gồm việc tài trợ và ủng hộ, kết nối với các cơ quan lưu trữ, thư viện hoặc bảo tàng lớn và các cơ quan của chính phủ)
• Có trách nhiệm (đối với các mục tiêu của Chương trình, về các tiêu chí lựa chọn và báo cáo thường kỳ)
Phụ lục D giới thiệu một quy chế mẫu để hướng dẫn.
5.7.4 Các uỷ ban quốc gia Chương trình Ký ức Thế giới phải cung cấp báo cáo thường niên về các hoạt động của mình cho Uỷ ban Quốc gia UNESCO và gửi một bản sao cho Ban thư ký và Uỷ ban khu vực mà mình trực thuộc. Các bản sao về nguyên tắc, thủ tục hoạt động, các hợp đồng dự án và các tài liệu khác của Uỷ ban Quốc gia MOW cũng phải được cung cấp cho Ban thư ký. ở những nước không có Uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới, Uỷ ban quốc gia UNESCO có thể tự thực thi những chức năng và trách nhiệm tương đương, bao gồm việc duy trì việc xây dựng bộ hồ sơ đăng ký cấp quốc gia (xem 4.1.5), nhưng sẽ khuyến khích việc thành lập một uỷ ban quốc gia riêng ngay khi có thể.
5.8 Các ủy ban khu vực
5.8.1 Các Uỷ ban khu vực về Chương trình Ký ức Thế giới là những cấu trúc hợp tác liên kết mọi người từ hai hay nhiều quốc gia lại với nhau nhằm theo đuổi các mục tiêu của Chương trình. Uỷ ban có thể được phân nhóm (ví dụ) dựa trên tiêu chí địa lý hoặc các tham số khác như nền văn hoá chung hoặc những lợi ích chung hoặc phân theo các văn phòng khu vực của UNESCO[32].
Các ủy ban khu vực một mặt đưa ra các biện pháp tập trung vào các vấn đề không nằm trong phạm vi thực hiện của IAC, mặt khác, đưa ra các biện pháp cho các vấn đề không nằm trong phạm vi thực hiện của các các uỷ ban quốc gia và đưa ra một cơ chế cho việc hợp tác và bổ sung bên ngoài cấp quốc gia. Thành viên thường bao gồm đại diện của các uỷ ban quốc gia có liên quan đến việc thành lập nhóm.
5.8.2 Yêu cầu cho các uỷ ban quốc gia được áp dụng cho các UB cấp khu vực. Trên thực tế, do không thể có một mô hình tiêu chuẩn nên các vấn đề về phạm vi, hội viên và việc lập ra một uỷ ban khu vực cũng sẽ là một vấn đề cần được thảo luận giữa Ban thư ký và các thành viên dự kiến. Thông thường, một văn phòng khu vực tương ứng của UNESCO sẽ đại diện cho uỷ ban để giải quyết và đưa ra việc chỉ định.
5.8.3 Quy chế hoạt động của các uỷ ban khu vực sẽ khác nhau tuỳ theo nhu cầu, nhưng có thể bao gồm các vấn đề sau:
• Duy trì việc xây dựng hồ sơ đăng ký cho Chương trình Ký ức Thế giới cấp khu vực
• Đề cử các nhóm di sản tài liệu để đăng ký cấp khu vực và quốc tế hiện nằm trong tình trạng chồng chéo về mặt lãnh thổ quốc gia hoặc không có khả năng được đề cử.
• Khuyến khích hợp tác và đào tạo trong khu vực
• Quản lý các dự án trong khu vực
• Hỗ trợ cho các nước không có uỷ ban quốc gia trong khu vực
• Khuyến khích thành lập các uỷ ban quốc gia và hướng dẫn các uỷ ban này.
• Điều phối ở phạm vi khu vực về vấn đề quảng bá và nâng cao nhận thức
5.8.4 Các uỷ ban quốc gia được khuyến khích, nhưng không yêu cầu, liên kết với uỷ ban Phu vực hiện có. Các uỷ ban khu vực không nhất thiết chỉ bao gồm đại diện của các uỷ ban quốc gia mà có thể bao gồm đại diện của các Uỷ ban quốc gia UNESCO ở những niên không có uỷ ban quốc gia về Ký ức Thế giới.
5.9 Các dự án và hoạt động
5.9.1 Chương trình Ký ức Thế giới có thể chấp thuận và ủng hộ các dự án và hoạt động có mục đích thúc đẩy phát triển rộng hơn nữa mục tiêu của Chương trình.
5.9.2 Các dự án và chương trình hoạt động có thể rất đa dạng. Chúng có thể được triển khai ở cấp quốc tế, khu vực, quốc gia hoặc địa phương. Ví dụ như nó có thể là các dự án về bảo tồn và số hoá, các hoạt động đào tạo hay nâng cao nhận thức, các hoạt động marketing, quảng bá hoặc các hướng dẫn kỹ thuật. Những dự án và hoạt động như thế này thường diễn ra dưới sự bảo trợ của một cơ quan nằm trong cơ cấu tổ chức của Chương trình Ký ức Thế giới.
5.9.3 Nguồn tài trợ có thể đến từ UNESCO hoặc từ các nguồn khác. Người đề xuất được khuyến khích tìm kiếm nguồn tài chính từ các nguồn khác nhau, trên thực tế Ban thư ký hoặc các uỷ ban sẽ tạo điều kiện cho các cách tiếp cận này.
5.10 Hội nghị, hội thảo và thông tin
5.10.1 IAC họp phiên thường kỳ hai năm một lần. Các tổ chức trực thuộc IAC và các uỷ ban khu vực và uỷ ban quốc gia có thể tổ chức họp khi thấy cần thiết để tiến hành các hoạt động của mình. Có thể họp từ xa (họp điện tử) hoặc gặp mặt trực tiếp.
5.10.2 Đôi khi, Chương trình có thể triệu tập các cuộc hội thảo, hội nghị cấp quốc tế hoặc khu vực, các cuộc gặp gỡ của các chuyên gia hay những người đứng đầu các uỷ ban quốc gia hoặc các diễn đàn khác để xúc tiến các mục tiêu của Chương trình.
5.10.3 Ban Thư ký sẽ đảm bảo việc duy trì trang web quốc tế dành cho Chương trình, bao gồm cả Hồ sơ đăng ký Chương trình Ký ức Thế giới. Ban Thư ký cũng sẽ giám sát việc xuất bản sách giới thiệu áp phích, các nguồn thông tin và các tài liệu khác được nhằm mục đích thúc đẩy mục tiêu của Chương trình.
5.11 Giám sát và báo cáo
5.11.1 Mỗi cấp trong cơ cấu của Chương trình Ký ức Thế giới sẽ có những cơ chế riêng để giám sát thường xuyên và kịp thời và hiệu quả công việc của mình. Ví dụ như:
• Giám sát tiến độ của các dự án và hoạt động do Chương trình tài trợ
• Cập nhật danh mục di sản tư liệu
• Giám sát việc quản lý và bảo quản các di sản có tên trong danh mục
• Theo dõi việc sử dụng logo Ký ức Thế giới
Cơ chế này sẽ xác định bản chất của thông tin cần thu thập, phạm vi thời gian, mục tiêu và các tiêu chí thực hiện. Việc tài trợ cho các dự án cũng sẽ có điều khoản cu then, các mục đích quản lý.
5.11.2 Mỗi cấp trong cơ cấu Chương trình cũng sẽ báo cáo thường xuyên các hoạt động, mình trong hệ thống của UNESCO.Các Uỷ ban quốc gia về chương trình Ký ức Thế giới gửi báo cáo thường niên cho Uỷ ban Quốc gia UNESCO. Các Uỷ ban khu vực về chính về chương trình Ký ức Thế giới tương tự như vậy sẽ gửi báo cáo thường niên cho văn phòng khu vực của UNESCO có liên quan. Trong cả hai trường hợp trên, báo cáo đều phải được sao gửi cho Ban thư ký và cũng nên được sao gửi cho các cơ quan chuyên môn có liên quan, các nhà chức trách trong chính phủ hoặc các cơ quan tổ chức trong nước hoặc trong khu vực quan tâm.
5.11.3 Tất cả các báo cáo cần được tải lên hệ thống mạng internet để Ban thư ký có thể giám sát và công chúng có thể truy cập. Một diễn đàn đối thoại liên kết cũng sẽ được duy trì trên trang web của Chương trình.
5.12 Mối quan hệ với các chương trình bổ sung (trong phạm vi UNESCO)
5.12.1 Di sản tài liệu được sản sinh từ những thành tựu và kinh nghiệm của loài người và được liên kết với các di sản vật thể và phi vật thể. Vì thế, Chương trình Ký ức Thế giới hoạt động theo cùng nội dung của các chương trình, khuyến nghị và công ước khác của UNESCO. Chương trình sẽ thiết lập những mối liên kết logic và bổ sung cho các dự án, hoạt động và chiến lược khác của UNESCO.
5.12.2 Một phần danh sách hiện thời của các công ước, chương trình và khuyến nghị bổ sung được giới thiệu ở mục 2.4. Danh sách này sẽ tiếp tục được phát triển. Những vấn đề này sinh từ những mối liên kết này thỉnh thoảng sẽ xuất hiện trên diễn đàn đối thoại của trang web, cả trên trang web chung của UNESCO (WWW.unesco.org) và các ấn phẩm xuất bản thường xuyên đều cho phép khai thác và cập nhật.
5.13 Mối quan hệ với các tổ chức phi chính phủ và các cơ quan tư vấn
5.13.1 Chương trình Ký ức Thế giới có liên quan mật thiết với công việc và mục tiêu của nhiều tổ chức phi chính phủ và các cơ quan chuyên môn hoạt động trong lĩnh vực di sản tài liệu. Sự hợp tác này là rất cần thiết cho Chương trình.
5.13.2 Các tổ chức phi chính phủ và các cơ quan chuyên môn chính là nguồn tư vấn về chiến lược, quản lý, chính sách và kỹ thuật. Sự tham gia và hướng dẫn của họ sẽ được trưng dụng trong quá trình đánh giá các đề cử cho danh mục di sản tài liệu cũng như trong việc cập nhật liên tục các nguồn thông tin về các vấn đề bảo quản và quản lý. Tùy từng tính chất của các cuộc hội thảo, hội nghị và các nhóm làm việc của Chương trình mà họ sẽ được mời tham gia, và ngược lại, cơ hội dành cho Chương trình Ký ức Thế giới tham gia vào các cuộc hội thảo và diễn đàn của các tổ chức phi chính phủ và cơ quan chuyên môn cũng được chào đón.
5.13.3 Vì lẽ đó, các tổ chức phi Chính phủ và các cơ quan chuyên môn được khuyến khích quảng bá Chương trình cho các thành viên của họ và được coi như một nhân tố xúc tác trong việc xây dựng một hồ sơ đăng ký di sản tài liệu, đặc biệt là cho các di sản tài liệu chính nhiều thành viên và nhiều quốc gia. Tính minh bạch ngày càng tăng của Chương trình và việc thu thập các di sản tài liệu để đăng ký hồ sơ di sản tư liệu của Chương trình Ký ức Thế giới trong lĩnh vực quan tâm, có thể phục vụ trước cho công việc của các tổ chức phi chính phủ và các hiệp hội và các thành viên của họ.
6. Tài trợ và quảng bá
6.1. Hỗ trợ và môi giới
6.1.1 Các thư viện, cục lưu trữ và các cơ quan khác có các nguồn lực khác nhau. Một số nơi được trang bị tương đối đầy đủ, trong khi một số khác lại thiếu hụt đáng kể các nguồn lực khiến cho toàn bộ tư liệu của cơ quan đó có nguy cơ rủi ro cao. Tuy nhiên, rất ít cơ quan có đầy đủ các nguồn lực mà họ cần. Việc tìm được nguồn kinh phí để bảo vệ di sản tài liệu luôn là yêu cầu cấp thiết. Tất cả các chính phủ quốc gia đều được khuyến khích cung cấp các nguồn lực đầy đủ cho các cơ quan, tổ chức của quốc gia mình trong khả năng cho phép, nhằm chính thức thừa nhận và gắn kết trách nhiệm của chính phủ đối với công tác bảo quản di sản tài liệu của quốc gia mình.
6.1.2 Chương trình Ký ức Thế giới không thể xây dựng cho những thiếu hụt đó của toàn cầu mà chỉ có thể hoạt động như một tổ chức khuyến khích, kêu gọi gây quỹ và môi giới trung thực trong việc liên kết các nguồn tài trợ tiềm năng hoặc ủng hộ tích cực đối với các dự án quan trọng. Chương trình cũng sẽ lưu giữ các hồ sơ của những dự án mà nó được thông báo và nếu cần, Chương trình có thể tìm kiếm thêm thông tin để ủng hộ, xác nhận và đề xuất dự án đối với nhà tài trợ. Về việc này, Ban Thư ký tiếp tục giữ vai trò là đầu mối liên lạc và Tiểu ban Marketing là bộ phận chiến lược.
6.1.3 Khi Quỹ Chương trình Ký ức Thế giới phát triển, nó sẽ là một nguồn tài trợ cho các dự án cụ thể. Tuy nhiên, sẽ cung cấp theo quy mô và phạm vi yêu cầu của thế giới, Quỹ chỉ có thể là một yếu tố chiến lược trong việc cân đối nguồn ngân quỹ rộng lớn hơn thu hút từ các chính phủ, các tập đoàn tài trợ, các việc tạo ra lợi nhuận, các quỹ hỗ trợ và các hội từ thiện. Sử dụng sự giúp đỡ từ những nguồn khác khi cần thiết, các cơ quan bảo quản có thể phát huy năng lực của mình để tác động đến môi trường huy động các nguồn lực và tăng các cơ sở tài trợ của cơ quan mình.
6.1.4 Một nguyên tắc cơ bản là việc nhận sự tài trợ từ bất kỳ nguồn nào đều không được làm ảnh hưởng đến tính nguyên vẹn của các di sản tài liệu. Nó không cho phép chuyển di sản là tài sản công thành sở hữu cá nhân, hay bị lợi dụng chỉ vì mục đích thương mại mà không mang lại lợi ích chung.
6.2. Gây quỹ và thu nhập
6.2.1 Chương trình sẽ cam kết tích cực tham gia gây quỹ để bổ sung thêm các nguồn lực và thành lập Quỹ Ký ức Thế giới. Chương trình ở cấp quốc tế sẽ giúp tìm kiếm và tạo ra một môi trường mà trong đó hoạt động gây quỹ và tài trợ ở cấp quốc gia và khu vực hiệu quả hơn và tăng cường khả năng của các cơ quan bảo quản trong việc mở rộng thêm hộ trợ của họ.
6.2.2 Nhiệm vụ xây dựng và phát triển chính sách và chiến lược quốc tế do Tiểu ban. Marketing của Uỷ ban Tư vấn quốc tế đảm nhiệm và khi cần thiết, Tiểu ban sẽ trao đổi thông qua trang web hay bằng nhiều hình thức khác. Ví dụ, các chiến lược tương ứng ở cấp quốc tế có thể gồm sự bảo trợ và xác nhận của các nhân vật nổi tiếng với công chúng, sự tài trợ của các tập đoàn và phương pháp tiếp cận toàn cầu đối với quảng bá trên các phương tiện thông tin đại chúng. Các chiến lược cấp quốc gia và khu vực do các Uỷ ban của Chương trình Ký ức Thế giới đưa ra có thể theo mô hình tương ứng.
6.2.3 Tuy nhiên, những chiến lược như vậy cần có nhiều thời gian để gây ảnh hưởng. Tác đông quan trọng nhất của những chiến lược này có tính gián tiếp như: cải thiện môi -- hoạt động của các cơ quan lưu trữ, có thể độc lập theo đuổi các chương trình gây quỹ hộ. chính họ. Dĩ nhiên, không một cơ quan nào phải chờ sự thay đổi trong môi trường đó: trên khắp thế giới, nhiều cơ quan đã nhiều năm thành công trong trong việc tự tạo ra các cơ hội quảng bá cho mình và có được sự tài trợ. Kinh nghiệm mà họ tích luỹ được cho thấy thành công là do nhiều yếu tố bất biến hợp thành.
6.2.4 Tiếp tục duy trì, khai thác mối quan hệ nếu như sự hợp tác hỗ trợ nói chung theo thời gian có thể mang lại kết quả. các nhà tài trợ nói chung dường như đều mang lại những kết quả kéo dài theo thời gian. Đã có nhiều trường hợp điển hình về sự tài trợ liên tục từ cá nhân hay tập thể qua hơn hai thập kỷ, không chỉ mang lại kết quả bằng tiền bạc mà còn mang lại những thay đổi tích cực quan trọng trong môi trường tài trợ và chính trị. Khi các mối quan hệ hiện tại đòi hỏi có cam kết lớn hơn những dự án chỉ thực hiện một lần, chúng cho phép hai bên đối tác có được sự đánh giá sâu sắc hơn về những ưu tiên và các chương trình nghị sự của nhau.
6.2.5 Do các tập đoàn và các cơ quan bảo quản đều có các mục tiêu chung, nên việc dàn xếp tài trợthành công có thể đưa đến một sự thoả thuận giữa họ mà không cần các nguyên tắc hay tiêu chuẩn thoả thuận nào. Một tập đoàn hay một quỹ tài trợ có thể xem xét một dự án như là một sự thoả thuận trong kinh doanh nhằm tìm kiếm kết quả có thể chấp nhận được trong đầu tư. Kết quả đạt được không nhất thiết phải là tiền bạc, nó có thể là lợi ích cho cộng đồng, và một tập đoàn có thể có được lợi thế nhất định cho chính nó. Vìlý do đó, một cơ quan có thể đảm bảo rằng nó sẽ được hưởng lợi ích nào đó, rằng sự sắp xếp đó là cụ thể và được lập thành văn bản và có một thời hạn nhất định.
6.2.6 Rõ ràng là phần lớn những kết quả tài trợ thành công và hầu hết các mối quan hệ lâu dài đạt được không chỉ do những người gây quỹ chuyên nghiệp mà còn nhờ vào những cán bộ làm thư viện, lưu trữ, và chính những người quản lý tài liệu. Chính họ đã truyền tải hết được sự tận tụy và lòng nhiệt tình của mình, đây là yếu tố quyết định để thu hút các nhà tài trợ.
6.2.7 Nguyên tắc tiếp cận Chương trình Ký ức Thế giới rộng rãi, dân chủ không phù hợp với quan điểm cho rằng bất cứ ai cũng có thể được thường xuyên tiếp cận và kiểm soát đầy đủ đối với các di sản tư liệu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy sự độc quyền tạm thời trong hình thức kiểm soát bản quyền trong một thời hạn nhất định là thực tế của cuộc sống. Các quyền về đạo đức cũng vậy, đều có thể sử dụng hình thức kiểm soát thường xuyên đối với một số tài liệu. Tuy nhiên, các cơ quan lưu trữ cũng đưa ra lựa chọn biện pháp toàn diện hiện thời để đổi lấy một ích lợi nhất định, chẳng hạn như phí hoặc sự tài trợ nào đó, điều này có thể được áp dụng nhằm cải thiện cho việc tiếp cận lâu dài đối với những tài liệu cụ thể. Các cơ hội có thể được tạo ra, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi phải xem xét cả các nguyên tắc đạo đức và chính sách có liên quan.
6.2.8 Nhiều cơ quan lưu trữ có các tổ chức “tình ban” từ nguyên hoặc các tổ chức tương tự, đưa ra khuôn mẫu và biểu đạt đối với các hình thức hỗ trợ của mình. Những tổ chức như vậy không chỉ cung cấp nguồn lao động từ nguyên và chuyên môn mà còn giỏi trong việc gây quỹ và tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến môi trường chính trị của cơ quan.
6.3.Sử dụng lôgô và nhãn hiệu của Chương trình Ký ức Thế giới
6.3.1. Bản quyền về lôgô của Chương trình Ký ức Thế giới thuộc về UNESCO. Việc kiểm soát, sử dụng lôgô thuộc thẩm quyền của Tổng Giám đốc UNESCO, với sự tư vấn của IAC. JACxây dựng các hướng dẫn về việc sử dụng lôgô: trên thực tế, nhiệm vụ này được giao cho Tiểu ban Marketing là bộ phận sẽ soạn thảo những hướng dẫn, đưa ra những đề nghị thay đổi và quản lý quá trình thực hiện.
6.3.2 Việc sử dụng lôgô được Ban Thư ký cho phép bằng văn bản: nó không bao giờ được cấp phép một cách không chính thức. Phê duyệt việc sử dụng lôgô có thể bị rút lại nếu các điều kiện đưa ra không được đáp ứng. Các hoạt động liên quan đến di sản tài liệu được liệt kê trong hồ sơ đăng ký Ký ứcThế giới không có nghĩa là được tự động sử dụng lôgô.
6.3.3 Việc cấp phép sử dụng lôgô luôn được quy định nghiêm ngặt: Ví dụ chỉ cấp phép cho những hồ sơ cụ thể trong di sản tưliệu đã được đăng ký, hoặc cho các uỷ ban quốc gia và khu vực hay cho các những sản phẩm quảng bá, các sự kiện và dự án được đề cử.
6.3.4 Lôgô chung của Ký ức Thế giới được đặt trên đỉnh của một cây. Phía dưới là hàng loạt lôgô khác nhau được thiết kế theo mục đích của từng quốc gia và khu vực hoặc theo các mục đích cụ thể khác, tất cả sẽ được bố trí theo một cấu trúc lôgic. Nhiều lôgô cũng có thể được bao quanh bằng việc sử dụng các ngôn ngữ khác nhau, tên nước (chẳng hạn như Ký ức Pakistan) và các biểu tượng quốc gia trên cơ sở biểu tượng chung. Cây lôgô sẽ phát triển khi Chương trình phát triển.
6.3.5 Cây lôgô và công tác quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng lôgô là yếu tố quan trọng đối với hình ảnh và uy tín của Chương trình Ký ức Thế giới. Sự phát triển không ngừng của những hướng dẫn và cơ chế quản lý lôgô và những biến thể của nó là nhiệm vụ thường xuyên của Tiểu ban Marketing. Việc đưa ra hướng dẫn này, quy trình xét duyệt và phê chuẩn, và xuất bản sách hướng dẫn sẽ là các phần của cơ chế này.
6.3.6. Việc quản lý lôgô cũng cần bao gồm cả những khả năng gây quỹ. Các hướng dẫn cho phép sử dụng lôgô để mang lại những khoản tài trợ, phù hợp với các mục tiêu của Chương trình và chính sách UNESCO sẽ được Tiểu ban Marketing triển khai xây dựng.
6.4 Kiểm soát và xác nhận sản phẩm
6.4.1 Công nghệ số đã bổ sung cho các cách thức tiếp cận truyền thống trong việc tạo ra tiềm năng đối với hàng loạt sản phẩm và dịch vụ nhằm cung cấp phương pháp tiếp cận đối với di sản tài liệu và các nguồn thông tin liên quan đến công tác bảo quản và quản lý di sản tài liệu.
6.4.2 Chương trình Ký ức Thế giới sẽ tiếp tục đưa ra những sản phẩm nhằm đẩy mạnh các mục tiêu của nó. Những sản phẩm này có thể không bị giới hạn) là ấn phẩm, sách giới thiệu, đĩa CD ROM, đĩa CD, video và các nguồn trực tuyến khác. Tuy nhiên, lợi ích kinh tế không nhất thiết là mục tiêu cơ bản, mà còn nhiều mục tiêu cần thiết khác như việc nâng cao nhận thức, cung cấp các nguồn thông tin nghiệp vụ.
6.4.3 Các cơ quan lưu trữ và các cơ quan khác được khuyến khích đưa ra các sản phẩm và dịch vụ nhằm làm cho di sản tài liệu được tiếp cận dễ dàng hơn và phù hợp với những hướng dẫn, cũng có thể tạo ra lợi ích để quản lý công tác bảo quản và tăng cường việc tiếp cân đối với các sưu tập tài liệu của những cơ quan đó.
6.4.4 Việc sử dụng lôgô Ký ức Thế giới trên các sản phẩm như vậy có thể được công nhận ở những nơi như di sản tài liệu đề cập đến đã được liệt kê trong một trong số những danh mục di sản tài liệu, sản phẩm theo cách nào đó cũng thể hiện những mục tiêu của Chương trình.
7. Triển vọng tương lai
7.1 Hướng tới một công ước
Khi Chương trình Ký ức Thế giới lớn mạnh, nó sẽ tự nhiên hướng tới việc xem xét lại quy chế của mình. Trong cơ cấu của UNESCO điều này có
nghĩa là tiềm năng phát triển ban đầu là Khuyến nghị và sau đó thành Công ước. Mỗi văn kiện đó được kèm theo sự công nhận chính thức và cam kết ở mức độ cao hơn của các nước thành viên của UNESCO. Một Khuyến nghị cần phải được công nhận chính thức theo nguyên tắc cơ bản và các hoạt động của Chương trình Ký ứcThế giới. Công ước là sự phát triển những yêu cầu của một Khuyến nghị lên mức có những cam kết bắt buộc khi mỗi nước thông qua nó.
7.1.2 Thực hiện điều này đòi hỏi phải mất nhiều thời gian. Chẳng hạn việc phê chuẩn rộng rãi của Công ước Di sản Thế giới phải trải qua nhiều năm, nhiều thập kỷ. Suy cho cùng, Công ước này chứng tỏ hiệu quả trong việc bảo vệ một loạt các công trình trên khắp thế giới và có lẽ quan trọng hơn là làm thay đổi quan điểm chung và cách nhìn nhận của mọi người về công tác bảo tồn di sản.
7.1.3 Lôgic tương tự được áp dụng đối với công tác bảo tồn di sản tư liệu và Chương trình Ký ức Thế giới. Định hướng của Chương trình được trình bày rõ ràng trong bản Hướng dẫn chung này. Cuối cùng, Công ước Ký ức Thế giới sẽ không chỉ đưa ra những cấp bậc và sự ủng hộ vững chắc hơn cho các hồ sơ đăng ký di sản tư liệu, các uỷ ban và các dự án của Chương trình mà còn nâng cao nhận thức của toàn cầu đối với việc bảo vệ và bảo tồn di sản tư liệu. Về tương lai, Công ước chỉ có thể được đảm bảo bởi sự thay đổi cơ bản về môi trường đã gây ra những tổn thất của quá khứ.
Phụ lục
PHỤ LỤC A
Đăng ký hồ sơ Ký ức Thế giới: Mẫu đề cử và mẫu hướng dẫn kê khai
Phụ lục này hướng dẫn soạn thảo hồ sơ đề cử và mẫu hồ sơ đề cử tạm thời.
Bước 1: Xác định xem những hồ sơ nào đăng ký ở cấp quốc tế, khu vực hay quốc gia cho phù hợp với di sản tư liệu có liên quan. Nếu có Uỷ ban Quốc gia của Chương trình Ký ức Thế giới tại một nước nào đó, sẽ là rất lý tưởng để có liên hệ trợ giúp trong việc xây dựng hồ sơ đề cử bằng cách tiếp cận với Uỷ ban Quốc gia UNESCO của nước đó. Hoặc có thể liên hệ với Ban Thư ký để biết thêm thông tin:
Chương trình Ký ức Thế giới
Ban Thông tin Xã hội UNESCO
Số 1 phố Miollis
75732 Paris, Pháp
Website: www.unesco.org/webworld.mdm
Bước 2: Xây dựng và đệ trình hồ sơ đăng ký đề cử di sản tài liệu quốc gia hoặc khu vực lên Ban Thưký hay lên ủy Ban Chương trình Ký ức Thế giới trực thuộc. Trong trường hợp tài liệu đang được bảo quản không tập trung, nằm ở một vài nơi hoặc do một số cá nhân hay tổ chức lưu giữ thì phải cung cấp đầy đủ các thông tin về thành phần, cá nhân hay tổ chức lưu giữ vào hồ sơ đăng ký.
Dưới đây là các bước hướng dẫn hoàn thiện mẫu hồ sơ đăng ký đối với đề cử di sản tư liệu Chương trình Ký ức Thế giới cấp quốc tế. Các hồ sơ đăng ký thuộc danh mục di sản tài liệu quốc gia và khu vực có thể yêu cầu thông tin bổ sung từ uỷ ban quốc gia hoặc khu vực có liên quan. Đọc kỹ Phần 4 của Hướng dẫn chung này để biết thêm thông tin trước khi chuẩn bị hồ Sơ đăng ký.
Không nhất thiết phải sử dụng mẫu hồ sơ đăng ký chính xác như in ra ở đây. Mẫu hồ sơ đăng ký phải tuân theo trình tự logic và phải đảm bảo được những thông tin cần thiết. Một hồ sơ đề cử toàn diện hơn thì sẽ tốt hơn và có thể được đề cử nhanh hơn. Không giới hạn độ dài của hồ sơ đề nghị hay dữ liệu bổ sung được gửi kèm.
PHẦN A - NHỮNG THÔNG TIN CẦN THIẾT
1. Tóm tắt
Đây là phần giới thiệu của hồ sơ đăng ký. Giới thiệu một cách vắn tắt mô tả di sản tưliệu và lý do ủng hộ hồ sơ đề cử này. Nhiều người sẽ xem xét khi hồ sơ đề cử được đưa ra thẩm định. Nên tóm tắt những thông tin cần thiết để họ có thể nắm bắt hồ sơmột cách nhanh chóng.
2. Người đề nghị
Phần này là những thông tin về nguồn của hồ sơ đăng ký
2.1 Cung cấp tên đầy đủ của những người/ tổ chức đệ trình hồ sơ đăng ký.
2.2 Đưa ra các thông tin của người đề nghị và giải thích lý do những thông tin đó có liên quan tới hồ sơ đăng ký.
Ví dụ: Người đề nghị có thể là một cán bộ chịu trách nhiệm quản lý của một thư viện hay cơ quan lưu trữ đang bảo quản di sản tài liệu, hoặc người đề nghị có thể là một cá nhân đang quan tâm nghiên cứu đến di sản tài liệu đó.
2.3 Ghi rõ tên người chịu trách nhiệm trong quá trình đề cử
2.4 Cung cấp thông tin chi tiết đầy đủ có thể trao đổi thuận tiện và nhanh chóng hơn tương lai.
3. Xác định và mô tả di sản tài liệu
3.1 Những thông tin này bao gồm:
• Tên đầy đủ và niên đại (nếu hồ sơ chỉ là một phần của sưu tập)
• Các thông tin về tên và địa chỉ đầy đủ, địa điểm của người sở hữu và trông giữ tài liệu, có thể là một cơ quan hoặc cá nhân.
3.2 Việc mô tả về di sản tư liệu phải toàn diện nhất có thể bao gồm:
• Mô tả và kiểm kê, gồm có mục lục liệt kê hướng dẫn hoặc cách thức tiếp cận thông tin tương tự
• Các thông tin về thư mục và đăng ký
• Tóm tắt nguồn gốc của di sản tài liệu (ví dụ, tài liệu được thu thập và đưa vào bảo quản trong cơ quan như thế nào và khi nào)
• Phân tích hoặc đánh giá điều kiện và tình trạng vật lý, chẳng hạn như mô tả cách sắp xếp và bảo quản tài liệu trong kho vv...
• Tài liệu hình ảnh, ví dụ như tài liệu ảnh, video của di sản tài liệu và kho bảo quản tài
liệu đó
• Thư mục: khi có thể hãy liệt kê ra ba nguồn đã công bố để mô tả về di sản tài liệu
• Người chứng nhận: khi có thể, hãy kể tên, trình độ chuyên môn và những thông tin liên hệ của ba người hoặc ba tổ chức độc lập có thể đưa ra quan điểm sâu sắc về ý nghĩa và nguồn gốc của di sản tài liệu.
4 Chứng minh việc đề nghị đánh giá so sánh với các tiêu chí
Xem kỹ các tiêu chí lựa chọn ở phần 42 của những Hướng dẫn chung và cung cấp những chứng minh đầy đủ cho hồ sơ đề cử. Những thông tin chi tiết có tìm được trong quá trình đánh giá hồ sơ đề cử.
4.1 Tính xác thực (mục 4.2.3): giải thích rõ hơn tỉnh xác thực của di sản tư liệu. Ví dụ, tính xác thực của tư liệu có thể do nguồn gốc sản sinh ra tư liệu là tốt, hay do đánh giá chuyên môn chứng tỏ rằng tư liệu là xác thực.
4.2 Ý nghĩa thế giới, tính độc đáo và duy nhất: (xem mục 4.2.4): lý giải tầm quan trọng và lý do quan trọng của di sản tư liệu. Chẳng hạn, việc thất lạc di sản tư liệu sẽ dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng như thế nào? Di sản tài liệu đó có chứng tỏ được rằng nó đáp ứng được những kiểm tra về sự ảnh hưởng của nó được đưa ra ở đây không?
4.3 Tất cả các tiêu chí về (a) thời gian (b) địa điểm (c) con người (d) chủ đề và đề tài (e) dạng thức và phong cách (mục 4.2.5) có được thoả mãn đối với di sản tài liệu không hay chỉ một số tiêu chí có thể đáp ứng được, nhưng ít nhất một trong số những tiêu chí đó phải được thoả mãn. Hãy đưa ra lời giải thích theo từng tiêu chí được lựa chọn.
4.4 Các vấn đề về tính quý hiếm, tính toàn vẹn, mối nguy hiểm và công tác quản lý (mục 4.2.6) là những yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hồ sơ đăng ký. Cần phải đưa ra nhận xét cho từng vấn đề này.
5 Thông tin về pháp luật
Phần 4.4 của Các Hướng dẫn chung này đề cập đến;
5.1 và 5.2 Đôi khi người trông giữ và người sở hữu di sản tài liệu không phải là một. Do đó cần phải đề cập đến cả hai người trước khi hồ sơ đăng ký đề cử.
5.3 Một điều cũng rất cần thiết nữa là phải xác định tình trạng pháp lý của di sản tài liệu như sau:
(a) Loại sở hữu: Ví dụ, di sản tài liệu do cá nhân, cơ quan công, hay một tổ chức thương mại sở hữu?
(b) Khả năng tiếp cận: Có các yếu tố hạn chế việc tiếp cận của công chúng đối với tài liệu không?
(c) Tình trạng bản quyền: Số ít hay tất cả chủ đề di sản tư liệu có bản quyền?
(d) Trách nhiệm quản lý: Ai là người chịu trách nhiệm pháp lý về bảo quản an toàn tài liệu và trách nhiệm đó được thực hiện như thế nào?
(e) Các yếu tố khác: Có các yếu tố khác cần lưu ý không? chẳng hạn, trong hồ sơ đăng ký có cơ quan nào được pháp luật yêu cầu bảo quản an toàn di sản tài liệu không?
6 Kế hoạch quản lý
6.1 Cung cấp các thông tin tóm tắt về kế hoạch quản lý đối với di sản tài liệu (xem mục 4.2.6 và 4.4.2) và gửi kèm một bản sao của kế hoạch này nếu chỉ có một bản gốc. Một kế hoạch tốt gồm có thuyết minh về ý nghĩa của di sản tài liệu, đề cập đến chính sách và các thủ tục tiếp cận và bảo quản tài liệu, đưa ra kinh phí cho công tác bảo quản, liệt kê các thiết bị và nghiệp vụ bảo quản hiện có và lý giải những nguyên tắc này được duy trì như thế nào, chú ý tới các môi trường vật lý của tài liệu (như điều kiện không khí, nhiệt độ và độ ẩm, giá đựng tài liệu, độ an toàn) và kể cả chiến lược sẵn sàng đối phó với thảm họa xảy ra.
Nếu không có bản kế hoạch quản lý cần phải nêu lý do tại sao (ví dụ, do thiếu các kỹ năng, trang thiết bị hay kinh phí) và mô tả về tình trạng cất giữ và lưu kho hiện hành của di sản tài liệu.
7. Tham khảo ý kiến
7.1 Tham khảo ý kiến trước khi đệ trình hồ sơ đăng ký nhằm tăng khả năng của hồ sơ đăng ký và tránh được những rắc rối hay việc trì hoãn. Tham khảo ý kiến trước của người sở hữu và trông giữ di sản tài liệu là yêu cầu thông thường, trừ khi vì những lý do đặc biệt nào đó mà không thực hiện được điều này. Tham khảo ý kiến của Uỷ ban Ký ức Thế giới quốc gia hoặc khu vực, nếu có, để hồ sơ đăng ký có sức thuyết phục mạnh mẽ hơn.
PHÂN B - NHỮNG THÔNG TIN PHỤ
Thông tin này sẽ không được tính đến trong việc quyết định xem hồ sơ đăng ký có được đưa vào Danh mục Ký ức Thế giới hay không. Nó cung cấp cho Chương trình thông tin quan trọng theo bối cảnh, đặc biệt là nếu di sản tư liệu đang trong tình trạng bị đe dọa.
8 Đánh giá rủi ro
8.1 Hãy xem mục 5.5 và mô tả khả năng rủi ro hoặc tình trạng bị đe dọa của tài liệu
• Tình hình chính trị trong và ngoài nước
• Các điều kiện môi trường bên trong và ngoài kho lưu giữ tài liệu (chẳng hạn như ở gần trạm điện, các tác nhân gây ô nhiễm không khí)
• Điều kiện vật lý của tài liệu (như phương pháp lưu giữ, chất lượng sắp xếp tài liệu)
• Thiếu kinh phí bảo quản
• Phạm vi và trạng thái tiếp cận được đưa ra
9 Đánh giá công tác bảo quản
9.1 Trình bày tình hình bảo quản di sản tư liệu được đệ trình (xem mục 3.3)
Ví dụ, có thể chỉ ra:
• Tình trạng vật lý hiện thời của tư liệu
• Lịch sử bảo quản tư liệu
• Chính sách bảo quản hiện tại (bao gồm cả trang thiết bị và đội ngũ nhân viên được đào tạo hiện có).
• Cá nhân tổ chức có trách nhiệm bảo quản tư liệu.
PHẦN C - ĐỆ TRÌNH
Những thông tin này rất cần cho hồ sơ đăng ký.
PHỤ LỤC B
Quỹ Ký ức Thế giới: Liệt kê danh sách các yếu tố được kể đến trong đơn xin tài trợ dự án.
Những thông số của Quỹ Ký ức Thế giới được đưa ra ở phần 5.5 trong Các Hướng dẫn chung này. Như đối với hồ sơ đăng ký danh mục Ký ức thế giới (Phụ lục A), mẫu đơn xin tài trợ dự án có thể được tải xuống từ trang web của Chương trình Ký ức Thế giới hoặc yêu cầu Ban thư ký cung cấp qua email. Bảng kê khai xin tài trợ dự án được đưa ra ở Phục lục C. Khi cần, những thông tin bổ sung có thể được đính kèm theo đơn.
Theo ý kiến của Ban tư vấn Quốc tế (IAC), thông thường các đơn này liên quan đến di sản tài liệu có thể được đưa vào Danh mục Ký ức Thế giới hoặc xứng đáng được xem xét kỹ hơn nhưng có thể thiếu bản kế hoạch quản lý hoặc đang trong tình trạng bị đe dọa. Sau này, nên cung cấp những thông tin liên quan một cách đây nhất nếu có thể:
• Giải thích ý nghĩa của di sản tư liệu (xem quá trình đề nghị ở Phụ lục A)
• Đưa ra một bản sao của kế hoạch quản lý hoặc giải thích các vấn đề được nêu ra trong bản kế hoạch phát triển
• Mô tả tình trạng vật lý hiện tại của tài liệu
• Giải thích mức độ bị nguy hiểm và tình trạng bị đe dọa của tài liệu
• Mô tả về dự án và những kết quả mong muốn đạt được, cung cấp các thông tin chính xác về các tiêu chuẩn và chiến lược thực hiện để đạt được kết quả đó
• Phân tích kỹ lưỡng các chi phí
Là một phần lôgic của Quỹ Chương trình Ký ức Thế giới, các Uỷ ban Ký ức Thế giới Quốc gia hay khu vực hoặc các Uỷ ban Quốc gia của UNESCO sẽ liên kết các dự án trong nước hoặc khu vực. Trong một số trường hợp các tổ chức này có thể tham gia quản lý hoặc tài trợ một dự án đã được đưa ra. Trên thực tế việc đề xuất tài trợ dự án sẽ rất thuận lợi khi có sự tham khảo ý kiến của những tổ chức này.
PHỤ LỤC C
Mẫu mô tả dự án
CHƯƠNG TRÌNH KÝ ỨC THẾ GIỚI
MẪU MÔ TẢ DỰ ÁN
Mẫu kê khai này được quy định dùng cho di sản tư liệu đó đăng ký đề cử của Chương trình Ký ức Thế giới hoặc cho những di sản tư liệu mà theo ý kiến của Uỷ ban Tư vấn Quốc tế là cần được xem xét kỹ hơn nữa nhưng đang ở trong tình trạng bị đe dọa hay thiếu một kế hoạch quản lý. Trong trường hợp sau đây, mẫu đơn này dùng cho các quỹ xây dựng kế hoạch quản lý và sẽ nêu lên các vấn đề được đưa ra ở Phụ lục 2.
XÁC NHẬN
1. Tiêu đề của Dự án trong đó có tên của di sản tài liệu
2. Giới thiệu tóm tắt về ý nghĩa của di sản tài liệu
Hòm thư dành cho Ban Thư ký của MOW
Nước:
Ngày:
Mã :
3. Tình trạng vật lý hiện thời của di sản tài liệu
4. Mức độ bị đe dọa của tài liệu
5. Tiếp cận
Các mức tiếp cận, bao gồm cả những giới hạn trong tiếp cận
Tình trạng bản quyền của tài liệu
Kiểm soát thưmục, chỉ dẫn một số ngôn ngữ khác nhau hiện có
6. Trưởng Ban điều hành dự án
Là người chịu trách nhiệm về kế hoạch công việc, tổ chức các đội công tác và chỉ đạo các vấn đề nghiên cứu kỹ thuật vv...
Tên:
Cơ quan:
Địa chỉ:
Điện thoại: E-mail: Telefax:
7. Các nước phối hợp tham gia Dự án
Kể tên tên các nước tham gia dự án. Sử dụng mẫu ở Phụ lục 1 để cung cấp địa chỉ của các tổ chức và các cán bộ chịu trách nhiệm về dự án ở mỗi nước được kể ra.
8. Thời gian thực hiện dự án
Tháng
Ngày bắt đầu thực hiện dự án
Tháng/năm
9. Các nguồn tài trợ
Những đóng góp của quốc gia hoặc khu vực A= US$ (Xem bảng những đóng góp của Quốc gia hoặc Khu vực đối với dự án)
Các nguồn quỹ do MOW yêu cầu (không vượt quá 50% tổng chi phí của Dự án)
B= US$ (Xem bảng những đóng góp do Mow yêu cầu)
Các nguồn quỹ khác được yêu cầu hoặc thu được
C= US$ (Xem bảng những đóng góp được yêu cầu hoặc thu được từ các nguồn khác)
Tổng chi phí của dự án
A+B+C= US$
MÔ TẢ DỰ ÁN VÀ NHỮNG KẾT QUẢ MONG MUỐN
1. Mô tả dự án
Hãy mô tả chính xác về dự án, chỉrõ những nét chính, các lợi ích, các hoạt động, các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và cách thức sử dụng chúng, các nét khái quát về thiết kế kỹ thuật của dự án, các giai đoạn thực hiện và các sự việc thích hợp khác gồm có:
• Các hoạt động bảo quản được yêu cầu, bao gồm cả tư liệu, phương pháp và các tiêu chuẩn được đưa ra dưới đây
• Trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên và những yêu cầu về đào tạo
• Các đối tác
• Mức độ hợp tác giữa các nước tham gia dự án.
• Các thỏa thuận được đề xuất trong hợp đồng
Nếu cần, bản mô tả chi tiết có thể được gửi bổ sung kèm theo mẫu này
2. Những kết quả mong muốn
Nếu có thể, định lượng những kết quả mong muốn của dự án. Cung cấp số liệu liên quan tới lợi ích của dự án như ước tính số lượng người sử dụng, học viên, những người tham gia dự án vy... và kế hoạch triển khai dự án trong những năm đầu. Mô tả các sản phẩm và dịch vụ do dự án sinh ra các ấn phẩm, tài liệu được số hóa, đĩa CD-ROM, phát triển các trang web, thiết bị đào tạo, tư vấn, hỗ trợ), đặc biệt phải chỉ ra:
• Chiến lược quảng bá
• Các sản phẩm và việc sở hữu chúng
• Quản lý dài hạn các sản phẩm
• Những đóng góp của các sản phẩm và phân bổ thu nhập
NHỮNG YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN VỀ NGUỒN NHÂN LỰC VÀ TRANG
THIẾT BỊ
3. Yêu cầu của Mow về nguồn nhân lực
Hãy chỉ ra nếu cần có các chuyên gia quốc tế. Khi thích hợp, hãy liệt kê các lĩnh vực chuyên môn mà dự án cần, bất cứ khi nào có thể hãy cung cấp các số liệu chính xác về số nhân viên (hiện có và theo yêu cầu) và số nhân viên/tháng cần thiết. Có thể Mow chỉyêu cầu chuyên môn ngắn hạn.
4. Yêu cầu về trang thiết bị
Hãy liệt kê các trang thiết bị và các nguồn cung cấp cần thiết cho việc bảo quản và tu bổ đang có, các thiết bị máy tính như máy quét, các phần mềm đóng gói, VV... cần có để nâng cao việc tiếp cận tài liệu. Hãy cung cấp các bảng báo giá bất cứ khi nào có thể.
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN
Trong bản đính kèm, hãy mô tả tất cả các giai đoạn thực hiện dự án, ở từng giai đoạn hãy nêu ra ngày bắt đầu, thời gian thực hiện, phương pháp thực hiện và các thời điểm đánh giá các kết quả thực hiện.
Hãy chỉ ra việc đánh giá tổng thể các kết quả được thực hiện như thế nào khi tất cả các giai đoạn của dự án đã được thực hiện
NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA QUỐC GIA HOẶC KHU VỰC
|
|
TỔNG SỐ (ĐÔ LA MỸ) |
QUỐC GIA (ĐÔ LA MỸ) |
KHU VỰC (ĐÔ LA MỸ) |
|
PHÂN BỔ NHỮNG ĐÓNG GÓP NHẬN ĐƯỢC |
|
|
|
|
PHÂN BỔ NHỮNG ĐÓNG GÓP THEO YÊU CẦU |
|
|
|
|
TỔNG SỐ A= |
|
|
|
PHỤ LỤC D
Phạm vi liên quan của Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới
Mô hình duới đây được trình bày chỉ như một sự hướng dẫn, được điều chỉnh lại theo pham vị liên quan của Uỷ ban Quốc gia úc về Chương trình Ký ức Thế giới.
Tên
Uỷ ban, được biết đến như là Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới, hoạt động trong khuôn khổ và theo các mục tiêu được nêu ra trong Các Hướng dẫn chung của Chương trình KýứcThế giới.
Vai trò
Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới chịu trách nhiệm quản lý tổng thể và chỉ đạo Chương trình trong nước và sẽ:
• Thiết lập và duy trì Danh mục Ký ức Thế giới cấp quốc gia và khuyến khích, tiếp nhận và đánh giá các hồ sơ đăng ký để đưa vào Danh mục.
• Phối hợp và đề xuất các hồ sơ đăng ký đề cử Di sản tư liệu cấp quốc tế của Chương trình Ký ức Thế giới
• Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức chính phủ và phi chính phủ trong nước để xây dựng hồ sơ đăng ký cấp quốc gia và đóng góp cho đăng ký đề cử cấp quốc tế.
• Nâng cao nhận thức về Chương trình Ký ức Thế giới và phát triển Chương trình Ký ức Thế giới trong nước
• Khuyến khích và tìm kiếm các nguồn tài trợ từ các cá nhân và chính phủ cho các dự | án và các hoạt động cụ thể của Chương trình Ký ức Thế giới trong nước,
• Phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban Quốc gia của UNESCO và Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới,
• Duy trì việc liên lạc thường xuyên với Ban Thư ký của Chương trình
Tư cách thành viên
Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới có từ 5 đến 10 thành viên. Các thành viên sẽ đại diện cho tất cả các khu vực và cho những quyền lợi văn hóa có liên quan của quốc gia . Một thành viên có thể được chỉ định từ bất kỳ tổ chức hay một cơ quan đứng đầu nào. Các thành viên được Chủ tịch Uỷ ban Quốc gia của UNESCO hoặc người đại diện cho Chủ tịch bộ nhiệm theo khả năng. Các thành viên sẽ được lựa chọn dựa trên cơ sở những hiểu biết của họ về lĩnh vực này và dựa trên khả năng của họ nhằm góp phần đạt được các mục tiêu của Chương trình.
Cơ cấu chung của Uỷ ban và tư cách thành viên có thể có:
• Thành viên của Uỷ ban Tư vấn Quốc tế (IAC) hoặc của Uỷ ban Chương trình Ký ứcThế giới (nếu có)
• Thành viên về nghiệp vụtừ một tổ chức lưu trữ
• Thành viên về nghiệp vụ từ một tổ chức thư viện
• Một thành viên của cộng đồng bản xứ.
• Thành viên về nghiệp vụ từ một tổ chức bảo tàng
• Thành viên là cán bộ của cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm về di sản hoặc văn hóa (có thể tham gia với tư cách đại diện hơn là tư cách cá nhân)
• Thành viên về nghiệp vụ từ một tổ chức nghiệp vụ bảo quản an toàn tu bổ
• Một hoặc hai cá nhân khác có kinh nghiệm hoặc kỹ năng chuyên sâu về lĩnh vực có
liên quan
Nhiệm kỳ
Mỗi nhiệm kỳ bổ nhiệm kéo dài bốn năm trước khi bắt đầu nhiệm kỳ thứ 2. Để đảm bảo tính đổi mới và liên tục, nửa số cán bộ của uỷ ban sẽ được bổ nhiệm trong giai đoạn đầu của nhiệm kỳ là 2 năm và nửa số cán bộ còn lại được bổ nhiệm trong 2 năm sau của nhiệm kỳ. Sau đó, các lần bổ nhiệm sẽ có nhiệm kỳ là 4 năm.
Các quy định
Những người phụ trách - Chủ tịch và nhiệm vụ của Chủ tịch sẽ do Uỷ ban Quốc gia của UNESCO chỉ định.
Ban Thư ký - Ban thư ký sẽ do Uỷ ban Quốc gia của UNESCO đưa ra.
Các vấn đề về tài chính - Uỷ ban sẽ tự quản lý các quỹ của mình, những quỹ này được sử dụng chủ yếu vào việc nâng cao nhận thức và phát triển Chương trình Ký ức Thế giới, và kể cả đối với Uỷ ban Quốc gia của UNESCO. Theo yêu cầu, Uỷ ban Quốc gia của Chương trình Ký ức Thế giới có thể quản lý các dự án và thực hiện các nhiệm vụ mà Uỷ ban Quốc gia của UNESCO, Uỷ ban Tư vấn Quốc tế (IAC) hayUỷ ban khu vực về Chương trình Ký ứcThế giới giao phó
Các trách nhiệm pháp lý - Uỷ ban sẽ không tham gia các thoả thuận có tính chất hợp đồng giữa những người sở hữu và những người trông giữ di sản tài liệu và các tổ chức thương mại.
Danh mục Ký ức Thế giới cấp Quốc gia - Danh mục này do Uỷ ban Quốc gia về Chương trình Ký ức Thế giới biên soạn và sẽ được Uỷ ban Quốc gia của UNESCO lưu giữ. Có thể tiếp cận điện tử đối với danh mục trên trang web của Uỷ ban. .
Hội họp - Có ít nhất hai cuộc họp được tổ chức mỗi năm ở một địa điểm thuận tiện, có thể là tại các văn phòng của Uỷ ban Quốc gia UNESCO.
Số đại biểu quy định - Một nửa số thành viên tạo thành số đại biểu theo quy định
Biên bản - Biên bản của mỗi cuộc họp sẽ được ghi chép lại và gửi cho Ban Thư ký của Chương trình Ký ức Thế giới và Ủy ban Quốc gia của UNESCO.
Báo cáo - Báo cáo chính thức hàng năm về các hoạt động của Uỷ ban sẽ được gửi cho Ban
Các tiểu ban- Các tiểu ban sẽ được thành lập khi và chỉ khi cần thiết.
PHỤ LỤC E
Thuật ngữ và từ viết tắt
|
AMIA |
Association of Moving Image Archivists Hội các nhà lưu trữ hình ảnh động |
|
Carrier |
Vật mang tin Một hoặc nhiều đơn vị vật lý chứa di sản tài liệu, vật chất mà trên đó nội dung được ghi lại (xem 2.6.3) |
|
CCAAA |
Coordinating Council of Audiovisual Archives Associasions Ban điều phối Hiệp hội Lưu trữ Tài liệu nghe nhìn |
|
Collection |
Bộ sưu tập Một bộ sưu tập các tài liệu được thu thập một cách riêng biệt |
|
Content |
Nội dung Các ký hiệu, mật mã, âm thanh và/hoặc hình ảnh nằm trên hoặc nằm trong vật mang tin (xem 2.6.3) |
|
Conservation |
Bảo quản Các hành động, bao gồm cả sự can thiệp kỹ thuật tối thiểu khi cần nhằm ngăn chặn sự xuống cấp hơn nữa của các tài liệu gốc. Những hành động như vậy là cần thiết và phương tiện mang tin, dạng thức và nội dung ban đầu được cho là quan trọng cho việc nghiên cứu hoặc cho các mục đích khác, ví dụ như để lưu lại các đặc tính thẩm mỹ, vật chất, văn hoá và lịch sử. |
|
Copyright |
Bản quyền Quyền được quản lý việc sao chụp, phân phối và khai thác một tác phẩm theo quy định của luật pháp. |
|
Document |
Tài liệu Nó bao gồm hai thành tố: vật mang tin và nội dung không kể đến việc sử dụng phương tiện hay dạng thức nào. |
|
Documentary heritage |
Di sản tài liệu Gồm những vật có thể di chuyển, bảo quản và di trú và là kết quả của quá trình lưu lại bằng tài liệu có chủ ý |
|
Endangered documentary heritage |
Di sản tài liệu đang bị đe dọa Là những tài liệu đang bị nguy hiểm bởi hoàn cảnh tự nhiên hoặc chính trị, heritage: yêu cầu cần có hành động khẩn cấp và/hoặc bí mật nhằm đảm bảo sự tồn tại của nó. (xem mục 5.5) |
|
FIAF |
International Federation of Film Archives Liên đoàn Lưu trữ Phim quốc tế |
|
FIAT/IFTA |
International Federation of Television Archives Liên đoàn Lưu trữ Truyền hình quốc tế
|
|
FID |
International Federation for Documentation Liên đoàn Tư liệu quốc tế |
|
Fonds |
Phông Một nhóm tài liệu được tạo ra một cách có tổ chức và tự nhiên thông qua các hoạt động và giao dịch thông thường của cơ quan tạo ra tài liệu. |
|
Format |
Định dạng Chỉ loại tài liệu, về kiểu dáng, cách sắp xếp và bố trí. |
|
Holding |
Khối tài liệu Một sưu tập hoặc bộ các sưu tập do một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân lưu giữ hoặc một phòng hay một nhóm tài liệu do một cơ quan lưu trữ lưu giữ. |
|
IAML |
International Association of Music Librarians Hội những người quản lý thư viện quốc tế. |
|
IASA |
International Association of Sound and Audiovisual Archives Hội Lưu trữ Âm thanh và tài liệu nghe nhìn quốc tế |
|
ICCROM |
International Centre for Conservation in Rome Trung tâm Bảo quản quốc tế Rome |
|
IAC |
International Advisory Committee of Memory of the World Uỷ ban tư vấn của Chương trình Ký ức thế giới |
|
ICA |
International Council on Archives Hội đồng Lưu trữ quốc tế |
|
ICOM |
International Council on Museums Hội đồng Bảo tàng quốc tế |
|
IFLA |
International Federation of Library Associations and Institutions Liên đoàn quốc tế các cơ quan và hội thư viện |
|
IIC |
International Institute for Conservation of Historic and Artistic Works Viện bảo tồn các tác phẩm nghệ thuật và lịch sử quốc tế |
|
Intrinsic value |
Giá trị bên trong Thuật ngữ được sử dụng để miêu tả những tài liệu lịch sử nên được giữ lại ở dạng nguyên gốc của chúng hơn là dưới dạng các bản sao. |
|
ISO |
International Organization for Standardization Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế |
|
Lost heritage |
Di sản bị mất Những di sản tài liệu được biết là không còn tồn tại nữa (xem mục 4.9.2) |
|
Medium |
Phương tiện mang tin Chỉ vật mang tin mà trên đó nội dung gốc được ghi lại |
|
Missing heritage |
Di sản bị thất lạc Những di sản tài liệu mà hiện tại không biết đang ở đâu nhưng cũng không thể khẳng định hay giả định một cách xác đảng việc bị mất. |
|
NGO |
Non-Government Organisation Tổ chức phi chính phủ, ví dụ như một hội nghề nghiệp có quan hệ công việc chính thức với UNESCO. |
|
Preservation |
Bảo quản Bao gồm toàn bộ các bước cần thiết để đảm bảo sự tiếp cận vĩnh viễn với di sản tài liệu. Nó bao gồm việc tu bổ, kiểm soát môi trường và công tác quản lý (xem mục 3.2) |
|
Provenance |
Lai lịch Nơi khởi đầu, con đường mà tài liệu đến được với vị trí hiện tại của chúng. |
|
Record Group |
Nhóm tài liệu Một đơn vị lý thuyết nhằm mục đích quản lý trong lĩnh vực lưu trữ. Được sử dụng để miêu tả: • Toàn bộ tài liệu của một cơ quan. • Một nhóm tài liệu của một cơ quan lưu trữ có liên quan với nhau về mặt tổ chức hoặc chức năng trên cơ sở lại lịch của tài liệu. |
|
Records |
Hồ sơ Các tài liệu chứa dữ liệu hoặc thông tin ở bất kỳ loại hay dạng nào được tạo ra hay tiếp nhận và tập hợp lại bởi một tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình giải quyết hoặc thực hiện công việc và tiếp đó được lưu giữ như một bằng chứng cho hoạt động đó quan việc hợp nhất vào hệ thống lưu giữ hồ sơ của tổ chức hoặc cá nhân đó. Hồ sơ là sản phẩm thông tin của hoạt động tổ chức và xã hội. |
|
Work |
Tác phẩm Một sáng tác của trí tuệ độc lập và mạch lạc chứa đựng các thông tin hoặc sự biểu đạt như một cuốn tiểu thuyết, luận án, hồ sơ, một bộ phim, băng ghi âm, tác phẩm âm nhạc, một bức ảnh, tấm bản đồ hay một bài báo. |
PHỤ LỤC G
Các tiêu chí để bổ sung các tài sản văn hóa vào Danh mục Di sản thế giới.
- Đoạn trích sau lấy từ Hướng dẫn hoạt động cho việc triển khai Công ước Di sản Văn hoá của UNESCO (www.unesco.org/whclopgutoc) đưa ra các tiêu chí cho việc bổ sung các tài sản văn hoá vào Danh sách Di sản thế giới:
23. Các tiêu chí cho việc bổ sung các tài sản văn hoá vào Danh mục Di sản thế giới luôn cần được nhìn nhận trong mối quan hệ với nhau và nên được xem xét trong khuôn khổ định nghĩa được đặt ra trong Điều 1 của Công ước, được trích ra dưới đây:
“Các công trình kỷ niệm: các tác phẩm nghệ thuật, kiến trúc, điêu khắc và hội họa, các thành tố hoặc cấu trúc của một địa điểm khảo cổ học, các câu viặt, những nơi cư trú trong hang động và các dạng kết hợp giữa các yếu tố, có giá trị thế giới nổi bật từ quan điểm lịch sử, nghệ thuật hoặc khoa học;
Nhóm các toà nhà: nhóm các toà nhà riêng biệt hoặc được liên kết với nhau mà do kiến trúc, tính đồng nhất hoặc vị trí của chúng trong phong cảnh chung, có giá trị thế giới nổi bật từ quan điểm lịch sử, nghệ thuật hoặc khoa học;
Các địa điểm: Các công trình do con người tạo ra hay kết hợp giữa con người và tự nhiên và các khu vực như địa điểm khảo cổ, có giá trị thế giới nổi bật từ quan điểm của lịch sử, thẩm mỹ, dân tộc và nhân loại học.”
24. Một công trình kỷ niệm, một nhóm các toà nhà hay một địa điểm nào đó như đã được chỉ ra ở trên được đề cử để bổ sung vào Danh mục Di sản thế giới sẽ được coi như có giá trị thế giới nổi bật nếu Uỷ ban nhận thấy nó đáp ứng được một hoặc hơn một trong số các tiêu chí sau và sự kiểm tra về tính xác thực. Vì thế, mỗi tài sản được đề cử cần phải:
a.
i. biểu trưng cho một kiệt tác của tinh thần sáng tạo của loài người; hoặc
ii. thể hiện sự trao đổi quan trọng các giá trị của nhân loại, iii. mang dấu ấn độc đáo hoặc ít nhất, đặc biệt của một truyền thống văn hoá hoặc một nền văn minh đang tồn tại hoặc đã biến mất, hoặc
iv. là ví dụ tiêu biểu cho một loại toà nhà hoặc toàn bộ kiến trúc hoặc kỹ thuật hoặc phong cảnh điển hình cho một hoặc nhiều giai đoạn quan trọng trong lịch sử nhân loại; hoặc
v. là ví dụ điển hình cho cách định cư và sử dụng đất đai truyền thống của con người mà tiêu biểu cho một nền văn hoá (hoặc các nền văn hoá), đặc biệt là khi nó bị tổn hại do tác động của những thay đổi không thể tránh khỏi; hoặc
vi. có liên quan trực tiếp hoặc rõ ràng với các truyền thống sinh hoạt, những ý tưởng, đức tin, các tác phẩm văn học hoặc nghệ thuật có ý nghĩa thế giới nổi bật (Uỷ ban cho rằng tiêu chí này nên được sử dụng để đánh giá việc bổ sung vào Danh sách trong những hoàn cảnh đặc biệt và kết hợp với các tiêu chí khác về văn hoá và tự nhiên)
b.
i. đáp ứng được sự kiểm tra về tính xác thực tế trong thiết kế, chất liệu, sự khéo léo hoặc cách sắp xếp và đặc điểm hay các thành tố đặc biệt đối với các thắng cảnh văn hóa (Uỷ ban lưu ý rằng việc xây dựng lại chỉ được chấp nhận nếu nó được tiến hành trên ca sở BƯỢC chứng minh bằng tài liệu một cách chi tiết và hoàn chỉnh trên nguyên gốc, không được ước đoán).
ii. có cơ chế quản lý và bảo vệ hợp pháp và/hoặc truyền thống để đảm bảo việc bảo tồn cho các tài sản văn hoá hoặc các thắng cảnh văn hoá được đề cử. Vì thế, sự tồn tại của pháp chế bảo vệ ở cấp quốc gia, cấp tỉnh, cấp thành phố và/ hoặc một sự bảo vệ có giao kèo hoặc truyền thống được xây dựng tốt cùng với sự quản lý thích hợp và hoặc một cơ chế giám sát có kế hoạch là rất cần thiết và, như đã được chỉ ra một cách rõ ràng trong đoạn văn dưới đây, phải được nêu ra một cách rõ ràng trong mẫu đề nghị. Sự đảm bảo cho việc triển khai hiệu quả các luật và/hoặc sự bảo vệ có giao kèo và/hoặc truyền thống này cũng như những cơ chế quản lý khác được mong đợi. Hơn thế nữa, để bảo tồn tính toàn vẹn của các địa điểm văn hoá, đặc biệt là các địa điểm mở cửa cho số lượng khách thăm quan lớn, cơ quan nhà nước có liên quan phải cung cấp được những bằng chứng cho thấy được việc sắp xếp bố trí hợp lý trong quản lý nhằm bao quát được việc quản lý tài sản, việc bảo tồn tài sản này cũng như khả năng tiếp cận nó đối với công chúng.
25. Các đề cử cho tài sản bất động mà dường như có vẻ trở nên di chuyển được sẽ không được xem xét.
Phụ lục H
Các tiêu chí để công bố các kiệt tác di sản phi vật thể của nhân loại
• Các tiêu chí sau được trích từ Hướng dẫn của Chương trình UNESCO về bảo vệ các kiệt tác của di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại (http://www.unesco.org/culture/heritagelintangible/masterp/html_eng/index en.htm)
Các ứng cử được đánh giá trên giá trị nổi bật của chúng ở cương vị kiệt tác của tinh thần sáng tạo của loài người và phải thể hiện được:
- sự tập hợp vững chắc của di sản văn hoá phi vật thể có giá trị nổi bật
- biểu thị văn hoá phổ biến và truyền thống của giá trị nổi bật từ quan điểm lịch sử, thẩm mỹ, dân tộc, ngôn ngữ hoặc văn học.
Chúng phải:
- đưa ra bằng chứng rộng rãi về nguồn gốc của chúng trong truyền thống văn hoá hoặc lịch sử văn hoá của cộng đồng có liên quan;
- thể hiện vai trò của chúng như một phương tiện khẳng định đặc trưng văn hóa của các dân tộc và cộng đồng văn hóa có liên quan; tầm quan trọng của chúng như một nguồn cảm hứng và giao lưu văn hoá và như một phương tiện mang các dân tộc và cộng đồng xích lại gần nhau hơn, và vai trò văn hoá và xã hội đương đại của nó trong cộng đồng có liên quan;
- cung cấp bằng chứng về sự xuất sắc trong việc áp dụng kỹ năng và các đặc tính kỹ thuật;
- khẳng định được giá trị của chúng như những bằng chứng độc đáo về các truyền thống văn hoá đời sống;
- làm giảm nguy cơ rủi ro do thiếu phương tiện bảo đảm an toàn hoặc bảo vệ, do các quá trình thay đổi nhanh chóng; sự đô thị hoá hoặc do sự tiếp nhận và biến đổi về văn hoá;
- có hành động chắc chắn cho việc đem lại sức sống mới.
[1] Ví dụ, người ta ước tính rằng 70% đến 80% di sản tài liệu ở Trung và Đông Âu là không MIC ------- nữa và/hoặc đang cần được tu bổ một cách cấp bách.
[2] Định nghĩa về phương tiện nghe nhìn trong cuốn Nguyên tắc của Lưu trữ nghe nhìn, đoạn A 3.2.3, được xem như là định nghĩa chuẩn.
[3] Hai trong số rất nhiều ví dụ có thể đưa ra là các công đồng bản xứ (nơi có những hội trường hay kho lưu giữ) và các cộng đồng tôn giáo (nơi duy trì các đền thờ, nhà thờ hoặc đền thờ Hồi giáo)
[4] Ví dụ, một đĩa DVD các hình ảnh về Thủ đô sẽ khác hình ảnh từ một cu hồ sơ đã được số hoá về Kinh Gutenberg sẽ khác với cuốn kinh trên chất liệu gốc.
[5] Một số di sản tài liệu mặc dù có thể di chuyển được nhờ kỹ thuật nhưng lại được gắn với một địa điểm và với một tổng thể ngữ cảnh. Ví dụ như bia đá có thể liên quan tới các bản khắc hoặc các bức tường, các tảng đá gần đó, hay một bộ sưu tập các bản thảo hay sách có thể có mối liên hệ chặt chẽ với công trình kiến trúc nơi chúng được lưu giữ (trường hợp thứ hai là trường hợp của một số địa danh là Di sản thế giới)
[6] Khi xuất bản, những hướng dẫn này được xuất bản ở dạng giấy với tiêu đề là Bảo quản an toàn di sản tài liệu do George Boston biên tập (UNESCO, 1998, ref.CII-98/WS/4) và ở dạng đãi CD-ROM với tiêu đề Bảo quản an toàn di sản tài liệu của chúng ta (UNESCO, 2000)
[7] Các định dạng máy tính tiêu chuẩn như là MARC và một số khác được các tổ chức phi chính phủ khuyên dùng cho phép nhập và chế tác dữ liệu một cách có tổ chức và trao đổi dữ liệu với các cơ quan khác. Việc nhập dữ liệu ở nhiều ngôn ngữ cũng được khuyến cáo để tạo điều kiện cho việc tiếp cận và trao đổi dữ liệu trên toàn thế giới.
[8] Quyền tác giả là một phạm trù phức tạp. Cả những công ước quốc tế và những qui định pháp luật về đều liên quan đến vấn đề này, và lời khuyên dành cho tất cả các cơ quan lưu giữ tài liệu là phải nắm rõ cả hai. Luật pháp về bản quyền ở các nước là khác nhau và không phải tất cả các nước đều đã ký công ước quốc tế. Các công nghệ mới đã mở ra cơ hội cho việc tiếp cận ngày càng tăng đã làm phức tạp thêm vấn đề và nhiều nước đã phải xem lại luật pháp của nước mình.
[9] Các yếu tố liên quan đến chiến lược có thể bao gồm các triển lãm, trưng bày, sách, sách giới thiệu, áp phích, và những tư liệu khác nữa; các chương trình đài phát thanh, VÔ tuyến truyền hình, dữ liệu nghe nhìn, các bài lưu giữ tài liệu và cơ quan di sản khác. báo, tạp chí và báo điện tử, các vật để quảng cáo như phù hiệu, áo, và những liên kết chiến lược với các cơ quan
[10] Các bản thảo Mabo được đưa vào Danh mục Ký ức Thế giới năm 2001 có mối liên quan sâu sắc tới các mối quan hệ chủng tộc ở úc và việc ghi lại các bản thảo đó là những thông tin tất yếu.
[11] Ví dụ, Lưu trữ Quốc gia Niu Zi Lân có Hiệp ước Waitangi và đơn thỉnh cầu về quyền bầu cử của phụ nữ đã được đưa ra trưng bày vĩnh viễn …
[12] Ví dụ, những mất mát ở Bosnia và Afghanistan được nhiều người biết đến. Tuy nhiên , điều đó không nói lên rằng những mất mát đáng tiếc có thể xảy ra ở mỗi nước. Sẽ càng tốt hơn nếu điều này càng được lưu ý.
[13] Điều này có thể phối hợp đạt được. Ví dụ, khóa đào tạo từ xa thông qua internet về tài liệu nghe nhìn do Trường Đại học Charles Sturt đưa ra bao gồm cả những thông tin về Chương trình Ký ức Thế giới.
[14] Ví dụ: Danh sách đăng ký Ký ức Thế giới khu vực Châu Mỹ La tinh
[15] Ví dụ: Hồ sơ đăng ký Ký ức Thế giới của Malaisia
[16] Xem trong phần 2 và 3, đặc biệt là phần 2.2.; 2.2.3; 2.8.2; 3.3.5; 3.3.6
[17] Ví dụ, Nhật ký của Hitler của một thập kỷ trước đây được xác nhận là đã bị giả mạo rất tinh vi. Forgotten Silver, một trò lừa trên truyền hình, cũng là một tư liệu lưu trữ về một nhà làm phim chưa bao giờ tồn rại chuyển tiếp.
[18] Ví dụ như những bản thảo có minh họa của thời trung cổ, bản thảo trên lá cọ hoặc những tài liệu ghi âm ghi hình đã lỗi thời
[19] Một kế hoạch đầy đủ có thể bao gồm việc chỉ ra ý nghĩa của di sản tài liệu, viện dẫn các chính sách và các quy trình tiếp cận và bảo quản, xây dựng kinh phí cho việc bảo quản, liệt kê các chuyên gia bảo quản có kinh nghiệm và các trang thiết bị phù hợp và giải thích việc bảo quản được làm như thế nào, mô tả chi tiết môi trường vật lý của tài liệu (như là chất lượng không khí, nhiệt độ, độ ẩm, giá kệ, an ninh và cả một chiến lược sẵn sàng đối phó với thiên tai thảm họa.
[20] Hướng dẫn thực hiện cho các phông lưu trữ đang chuẩn bị được xây dựng
[21] Vào những năm đầu thực hiện Chương trình có xuất hiện xu hướng thiên về những loại tư liệu cổ, đặc biệt là những bản thảo mà không phải những tư liệu hiện đại”. Cũng đã từng có khuynh hướng ủng hộ những tài liệu được sản sinh ra ở các nước phương Tây... Chương trình cần phải đạt được sự cân đối cả về mặt địa lý lẫn thời đại và khả năng đánh giá của Chương trình phải hướng tới tất cả các hồ sơ đăng ký trên toàn thế giới.
[22] Nguyên tắc này được áp dụng như là một cách quản lý các hồ sơ đăng ký và khuyến khích việc lựa chọn trước các hồ sơ đăng ký ở từng quốc gia. Ủy ban Tư vấn Quốc tế sẽ dành quyền mở rộng phạm vi này đến những nơi có nhu cầu, ví dụ như khuyến khích các nước có ít hay chưa có hồ sơ trong Danh mục hoặc những nơi có di sản tư liệu đang trong tình trạng bị đe dọa.
[23] Về lý thuyết thì không thể hạn chế đối tượng tác giả là cá nhân hay tập thể mới được đệ trình hồ sơ đăng ký!Tuy nhiên, quá trình đánh giá còn xem xét cả ý kiến của những người khác nữa chứ không phải chỉ là ý kiến chủ quan của tác giả.
[24] Xem phần 4.2.6. Một kế hoạch quản lý thông thường là điều kiện tiên quyế để lựa chọn đưa vào Danh mục Lý tưởng nhất là có một kế hoạch tổng thể cho các cơ quan bảo quan có liên quan, tuy nhiên nếu như không có được một bản kế hoạch đầy đủ như vậy thì có thể có kế hoạch riêng đối với tài liệu.
[25] UBQG UNESCO có vai trò quan trọng trong việc gây quỹ và quảng bá cho Chương trình tại các nước thành viên.
[26] Điều này thuộc quyền quyết định của Tổng Giám đốc UNESCO và có thể áp dụng ở những trường hợp khi tư liệu có ý nghĩa được coi là đang bị nguy hiểm và hành động này là một phần của chiến lược nhằm bảo quản an toàn sự toàn vẹn của tư liệu và không ảnh hưởng gì đến các quyền hợp pháp, các giao kèo và các quyền lợi khác liên quan đến di sản.
[27] Ví dụ một thể loại bảng đất sét đặc biệt được tìm thấy ở một địa điểm khảo cổ đặc biệt. Bởi vì chắc chắn đó không phải là tất cả những bảng đã từng được khai quật, như vậy sưu tập tài liệu cần phải được xác định cụ thể là một thực thể, và nếu được đăng ký thì phải bổ sung phần giải thích này vào Danh mục.
[28] Ví dụ các phim câm đã được phát hành với nhiều phiên bản và không có phiên bản nào cố định. Vì thế, IAC có thể quyết định các bản sao đầu tiên của các tài liệu gốc có thể được bổ sung vào Danh mục mà không phải hàng nghìn các bản sao sản xuất hàng loạt từ bản gốc trên
[29] Việc điều tra có thể gồm đặt chuyên gia hoặc tổ chức thẩm định độc lập xin ý kiến của các cơ quan phi chính phủ hoặc các uỷ ban quốc gia và khu vực về Chương trình Ký ức Thế giới.
[30] Để tìm hiểu thêm về vấn đề này xem ấn phẩm của Ký ức Thế giới, Ký ức bị mất các thư viện và lưu trữ bị tiêu huỷ trong thế kỷ 20 (UNESCO 1996)
[31] Khuyến khích các nước đã có hồ sơ đăng ký vào Danh mục hoặc có tham gia vào Chương trình này hỗ trợ các hoạt động của Chương trình ở nước mình
[32] Cả hai Uỷ ban khu vực Châu Á Thái Bình Dương và Châu Mỹ La tinh đều dựa trên cơ sở vị trí địa lý: một nền văn hóa và lịch sử chung được mở rộng ra biên giới của nhiều quốc gia.
.png)
.jpg)